assistant administratif H/F - EC21568

assistant administratif H/F - EC21568 au sein de la Direction Générale des Services et du Pôle Administration Générale - Finances, vous assurez la gestion de divers dossiers administratifs et juridique en remplacement d'un agent momentanément absent.

ACTIVITÉS ET TÂCHES PRINCIPALES DU POSTE :

Gestion administrative et Juridique :

• Déclarations et gestion des sinistres, relations avec les assureurs,
• Assistance sur la préparation du Conseil Municipal ainsi que diverses instances : ordre du jour, convocations, rédaction de délibérations et finalisation du PV, préparation de dossiers, envoi au contrôle de légalité etc.
• Centralisation, gestion et vérification des décisions et arrêtés
• Tenue des registres
• Suivi de la réglementation et gestion des taxis et des ouvertures de commerces le dimanche
• Établissement et suivi des dossiers des demandes de subventions des associations
• Assistance à la responsable des marchés publics pour diverses missions administratives : préparation des DCE, aide à l'analyse, assistance à l'envoi des marchés aux titulaires
• Tout autre mission liée au service juridique

Autres missions de gestion en lien avec la DGS :

• Coordination de la circulation d'informations entre la DGS et les autres services
• Préparation et tenue de dossiers divers en coordination avec la DGS et notamment les demandes de subventions d'équipement
• Rangement et tenue des dossiers du DGS (archivage, classement -)
• Rédaction de divers notes et courriers

Autres missions partagées selon la charge de travail ou pour remplacement pendant les congés ou absences :

• Filtrage des appels téléphoniques
• Gestion de l'agenda (réunions, rendez-vous -)
• Ouverture et enregistrement de l'ensemble du courrier papier et électronique
• Préparation du bureau municipal
• Planning des salles de l'hôtel de ville
• Établissement des plannings de gardiens de l'hôtel de ville