ASSISTANT ADMINISTRATIF (H-F) H/F

Dans le cadre de notre activité de recrutement, nous sommes à la recherche d'un ASSISTANT ADMINISTRATIF (H/F) pour un entreprise spécialisée dans le BTP.

Vos missions seront:

Gestion de la planification

• Élaboration et mise à jour du planning des techniciens (4 équipes).
• Publication et actualisation du planning sur WEAVY.
• Organisation et suivi des campagnes locales et nationales (ORVITIS, LA POSTE, AUTUN...).
• Élaboration du planning chiffré.
• Prise de rendez-vous clients en appui de Lulia si nécessaire.

Gestion documentaire & conformité

• Élaboration des plans de prévention (PDP) et analyses de risques.
• Création, dépôt et mise à jour des documents réglementaires dans WEAVY.
• Génération et envoi des rapports d'intervention.
• Mise à jour des MAPS.
• Rédaction et gestion des contrats d'entretien.

Suivi administratif des interventions

• Saisie des devis suite aux interventions de maintenance.
• Ouverture des commandes après acceptation des devis et mise à jour du tableau de suivi.
• Réalisation des estimations.
• Préparation des pochettes hebdomadaires pour les équipes.
• Pointage des techniciens et intérimaires (WEAVY + Excel).

Facturation & tableaux de bord

• Envoi des factures aux clients.
• Gestion de la facturation et mise à jour du suivi des factures.
• Mise à jour des tableaux de bord (suivi CE, devis, CE89).

Gestion des locations d'engins

• Gestion des besoins en location d'engins.
• Vérification des factures de location via DIVALTO.

Relation clients & communication

• Envoi des rapports d'intervention et documents associés.
• Traitement d'un volume modéré de mails et d'appels téléphoniques.

BAC à BAC+2 en Assistanat Administratif- Expérience souhaitée sur un poste similaire d'1 an

La connaissance des outils - WEAVY : planning, documents, pointages -Excel : tableaux de bord, suivis, pointages-IVALTO : vérification des factures de location-MAPS : mise à jour des données terrain serait un plus