Assistant administratif GRETA (H/F)

Structuré autour de la démarche qualité à partir du référentiel EDUFORM et QUALIOPI au titre des actions de formation continue, le GRETA Midi-Pyrénées Nord a intégré dans son fonctionnement une organisation solide, un service harmonisé et un esprit d'équipe solidaire et collaboratif, associant CFP, administratifs, formateurs et personnel de direction des établissements.

Missions

Organiser la mise en œuvre matérielle des séances de formation

Assurer une veille pour garantir la disponibilité des ressources matérielles nécessaires au bon déroulement des sessions de formation (devis/commande, fourniture)

Participer à la réservation des salles

Mettre en œuvre et respecter les procédures administratives et financières en vigueur au sein du GRETA ainsi que les procédures adaptées à chacun des dispositifs et des financeurs

Assurer l'indexation et l'archivage des supports de formation

Assurer la réalisation des dossiers de rémunération des stagiaires à la déclaration de leur frais de déplacement (pour les financements qui le nécessitent)

Préparer et saisir sur YPAREO les données permettant le suivi des stagiaires et de l'activité (fiche stagiaires, clients, conventions, inscriptions.) et éditer les différents documents (attestation, feuille d'émergements, contrat individuel de prestation, convention, tableau de suivi des inscriptions.)

Utiliser les interfaces informatiques des différents financeurs ou partenaire pour la saisie des données demandées

Assurer l'accueil des intervenants (orientation vers les lieux de réunion et formation, distribution des éventuels documents, équipement de la salle, organisation de leur hébergement et restauration) et éditer les dossiers inhérents à leurs frais de déplacement

Contribuer à l'organisation des jury (réception/transmission des mémoires, de courriel de convocation)

Participer aux réunion, préparer et diffuser le compte-rendu, après validation, à qui de droit

Mettre en œuvre le système d'archivage

Maitriser les principes de la communication écrite et orale

Participer à la mise en œuvre de l'ensemble des procédures inhérentes aux dispositifs

Préparer les documents pour les sessions de validations et examens dans le respect des règlements en vigueur

Fournir des informations fiables, adaptées et pertinentes dans le respect des procédures définies

Réaliser des mailings et phoning en lien avec l'assistant(e) commerciale et de communication

Assurer un 1er niveau d'informatique du public (objectif de l'action, tarif, calendriers, procédures de sélection, d'inscription).

Assurer un rôle d'interface entre les stagiaires et le GRETA

(orientation vers les lieux de réunion et de formation, distribution des éventuels documents préparés)

Qualité

Respecter la démarche qualité et les processus liées à l'activité du GIP FCIP

Conditions

Quotité : 100%

Horaire : 1607 heures annualisées

Déplacements occasionnels

Rémunération : Selon les règles en vigueur dans l'Education Nationale