ASSISTANT ADMINISTRATIF ET FACTURATION - H/F

VOTRE PROCHAIN POSTE : UN RÔLE CLÉ AU CŒUR D'UN CABINET

Dans le cadre du développement et de la structuration du cabinet de notre client, nous recherchons un(e) ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) ET FACTURATION pour accompagner l'équipe au quotidien.

Véritable point d'entrée du cabinet, vous jouez un rôle essentiel dans la qualité de l'accueil, la fluidité de l'organisation et le suivi administratif de notre activité. De la relation avec les clients à la gestion de la facturation, vous intervenez sur des missions variées qui contribuent directement au bon fonctionnement du cabinet.

Vous appréciez les postes polyvalents, où le sens du service, la rigueur et l'organisation font la différence ? Vous souhaitez rejoindre une équipe à taille humaine et occuper une fonction dans laquelle votre contribution est concrète et visible ? Ce poste pourrait vous correspondre.

VOS MISSIONS

UN QUOTIDIEN VARIÉ ET RESPONSABILISANT

1. ASSURER L'ACCUEIL ET LA VIE QUOTIDIENNE DU CABINET

Vous êtes le premier contact des clients et partenaires et contribuez à leur offrir une expérience d'accueil professionnelle et agréable.

• Assurer l'accueil téléphonique et physique.

• Réceptionner et gérer les courriers et colis, en lien avec les services postaux.

• Organiser les rendez-vous clients.

• Gérer les commandes et la réception des fournitures administratives.

• Organiser les réservations de lieux de réception et coordonner les demandes auprès des prestataires intervenant au cabinet : nettoyage, sécurité, fontaine à eau, espaces verts, etc.

1. ASSURER LE SUIVI ADMINISTRATIF DES DOSSIERS

Vous contribuez à la bonne tenue des dossiers et à la formalisation des documents nécessaires à l'activité du cabinet.

• Préparer les devis et lettres de mission comptables, sociales et juridiques, en lien avec le référent concerné, pour validation par l'expert-comptable.

• Préparer les courriers déontologiques pour validation par l'expert-comptable.

• Créer les dossiers clients dans les outils internes et sur les plateformes nécessaires.

• Mettre en place les mandats de récupération bancaire.

1. GÉRER LA FACTURATION ET LE SUIVI DES RÈGLEMENTS

Vous participez au suivi administratif et financier de l'activité, avec un rôle important dans la fiabilité de la facturation et le suivi des encaissements.

• Préparer et gérer la facturation mensuelle des clients, pour validation par l'expert-comptable.

• Assurer les relances clients dans le cadre du suivi des règlements.

• Préparer les remises de chèques et organiser leur dépôt en banque, après validation par l'expert-comptable.

Profil recherché

LE PROFIL QUE NOUS RECHERCHONS

Au-delà de votre formation, nous recherchons une personne impliquée, organisée et dotée d'un excellent sens du service, capable de gérer des missions variées tout en veillant à la qualité de son travail.

VOTRE EXPÉRIENCE

Vous justifiez d'une expérience sur un poste similaire, idéalement avec une pratique de l'accueil téléphonique et de la facturation clients. Vous êtes à l'aise dans un environnement où la qualité de la relation client et la fiabilité du suivi administratif sont essentielles.

VOS COMPÉTENCES

• Vous maîtrisez les outils bureautiques et êtes à l'aise avec les outils informatiques.

• Vous disposez d'une excellente expression écrite et d'une orthographe irréprochable.

• Vous savez rédiger des courriers professionnels et assurer le suivi de dossiers administratifs.

• Vous avez des notions ou une expérience en facturation et en relance clients.

VOS QUALITÉS

• LE SENS DE L'ACCUEIL : vous aimez le contact et savez instaurer une relation professionnelle de qualité.

• LA RIGUEUR : vous êtes attentif(ve) aux détails et veillez à la fiabilité des informations traitées.

• L'ORGANISATION : vous savez prioriser vos tâches et gérer plusieurs sollicitations simultanément.

• L'AUTONOMIE : vous prenez en charge vos missions avec méthode et savez identifier les situations nécessitant un arbitrage.

• LA DISCRÉTION : vous êtes conscient(e) de l'importance de la confidentialité des informations et des dossiers traités.