Assistant administratif et de direction H/F

RESPONSABILITÉS

Pour ma boîte, j'ai le coup de foudre #ChezFiteco Gennevilliers !

Dans le cadre d'un départ à la retraite, nous recherchons notre futur(e) Assistant administratif et de direction.

#ChezFITECO Gennevilliers, vous faites partie d'une équipe dynamique portée par 4 gestionnaires de cabinet qui vous entourent et vous impliquent dans chaque projet. Votre contribution est précieuse pour la réussite collective !

Vos missions

1. La gestion du cabinet :

• Accueil physique et téléphonique
• Créer et mettre à jour les dossiers clients dans DIA CLIENT, mettre à jour les coordonnées bancaires et les modes de règlements
• Générer et suivre les retours des lettres de mission et contrats de service
• Mettre en place les plans de facturation, établir, contrôler et transmettre les factures aux clients
• Suivre les règlements et relancer les impayés
• Vérifier les frais des collaborateurs
• Transmettre les factures d'achat au Siège
• Mise à jour des plaquettes,
• Participer à la préparation des évènements sur sites,
• Participer à l'onboarding d'un nouveau collaborateur,
• Gestion des déplacements des collaborateurs,
• Organisation des réunions,
• Gérer les inventaires de matériels informatique, suivi des stocks, gestion des commandes...

1. La gestion des missions clients :

• Règlement de factures fournisseurs, prélèvement de loyers, suivi des taxes foncières,
• Edition des quittances de loyers, contrôle des règlements des loyers et suivi des appels de charges,
• Domiciliation, devis, éditions de factures,
• Relation avec les OPCO, médecines du travail,
• Récupération des éléments variables de paie et contrôle de bulletins de paie ...

3- L'assistance fiscale et sociale :

Après avoir été formée, vous assisterez en binôme avec une autre assistante, des investisseurs ayant procédé à des montages fiscaux (opérations Girardin) dans :

• Leurs relations avec le RSI, l'administration fiscale...
• Le suivi des cotisations et la validation de leur conformité.
• La gestion des droits à l'assurance maladie.

Vous dépendrez de plusieurs départements répartis entre Gennevilliers et Paris Haussmann.

Vos avantages

🌟 Un parcours d'intégration sur mesure et des formations régulières : dès votre arrivée, vous serez guidé à travers un parcours d'intégration pensé pour vous. Vous bénéficierez de formations régulières pour développer vos compétences et rester à la pointe de votre domaine.

🎁 Des avantages sociaux : profitez de chèques CSE pour agrémenter votre quotidien et d'une prime de participation qui récompense votre implication et votre performance.

PROFIL RECHERCHÉ

Nous serons attentifs à votre formation évidemment 😊 mais c'est votre personnalité et votre expérience qui feront toute la différence :

• Issu(e) d'une formation de type Bac +2 dans l'assistanat,
• Vous avez une expérience d'au moins 5 ans, idéalement une expérience en cabinet comptable,
• Vous maitrisez le Pack Office (Word/Excel/PowerPoint, Outlook, Sharepoint et Teams), dont le publipostage, les TCD ou les Recherches V/X et vous maîtrisez la mise en forme de documents...
• Vous aspirez à travailler dans un environnement humain et exigeant avec beaucoup de polyvalence et demandant une vraie qualité d'adaptation,
• Vous avez le sens de la confidentialité, et faites preuve de rigueur et d'organisation,
• Vous êtes proactif et chez vous le sens du service clients et collaborateurs est un atout majeur,
• Vous êtes apte à hiérarchiser les priorités et à gérer des urgences régulièrement.
• Vous êtes reconnu pour votre efficacité et votre implication.

#ChezFITECO, chaque matin, au réveil, faites des étincelles !