Assistant administratif en auto-école H/F

Pour notre auto-école à Cugnaux, nous recherchons notre futur/e collaborateur/trice qui pourra assurer l'accueil, le suivi administratif et commercial des élèves ainsi que la gestion courante de l'établissement.

Vos missions principales

--Accueil et relation clientèle--

Assurer l'accueil physique et téléphonique des élèves, prospects et partenaires

Gérer les appels entrants/sortants et la prise de messages

Traiter les réclamations et gérer les situations difficiles

Présenter les offres et formules de formation (code, conduite, forfaits)

--Gestion commerciale et suivi des élèves--

Renseigner les prospects sur les formules de formation

Présenter les tarifs et les modalités de financement (CPF, permis à 1€ par jour, paiement échelonné...)

Argumenter et valoriser l'offre de l'auto-école auprès des candidats

Assurer le suivi personnalisé de l'élève tout au long de son parcours

--Gestion administrative des dossiers--

Constituer et vérifier les dossiers d'inscription (identité, ASSR, ASR)

Créer et suivre le dossier NEPH sur le site de l'ANTS

Inscrire les élèves aux examens du code et de la conduite

Assurer le suivi administratif jusqu'à l'obtention du permis

Archiver les dossiers dans le respect de la réglementation RGPD

--Gestion des plannings--

Planifier les leçons de conduite, séances de code et créneaux d'examen

Coordonner les plannings avec les moniteurs et gérer les imprévus, gérer les conflits d'agenda et prioriser les demandes

Utiliser le module planning du logiciel métier

--Gestion comptable et facturation--

Élaborer les devis et factures (forfaits, options)

Assurer le suivi des paiements, financements CPF et encaissements

Effectuer le suivi des impayés et les relances clients

Transmettre les éléments comptables au cabinet comptable

--Communication écrite et gestion documentaire--

Rédiger les courriers (convocations, relances, attestations) et e-mails professionnels

Rédiger les comptes rendus et notes de service

Assurer le classement, l'organisation et l'archivage des documents papier et numériques

--Gestion administrative simplifiée des moniteurs--

Suivre les plannings, absences, congés et remplacements des moniteurs

Transmettre les informations aux organismes sociaux

Suivre les habilitations et autorisations d'enseigner

Outils utilisés :

Logiciel métier de gestion d'auto-école (élèves, planning, facturation)

Suite bureautique (traitement de texte, tableur)

Messagerie électronique et outils collaboratifs

Site de l'ANTS et RDV PERMIS

Afin de mener à bien ces missions polyvalentes, nous recherchons une personne connaissant le fonctionnement d'une auto-école et de la réglementation du permis de conduire, avec une aisance rédactionnelle mais également un excellent relationnel et sens de l'accueil.