Assistant administratif de mairie F/H (H/F)

Accueil du public

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés
• Renseigner, orienter et informer le public
• Identifier les demandes et orienter les usagers vers les interlocuteurs compétents

Urbanisme :

• Accueillir et renseigner les usagers sur les démarches d'urbanisme (information de premier niveau)
• Réceptionner, enregistrer et assurer le suivi administratif des demandes d'autorisations d'urbanisme
• Préparer les dossiers et assurer leur transmission aux services compétents de la Communauté d'agglomération Gaillac Graulhet

État civil

• Établir les actes d'état civil conformément à la réglementation
• Délivrer les copies et extraits d'actes
• Tenir et mettre à jour les registres d'état civil
• Assurer les formalités administratives liées à l'état civil

Gestion administrative :

• Assurer la gestion du courrier entrant et sortant
• Rédiger les courriers, notes et documents administratifs
• Assurer le classement, l'archivage et la gestion documentaire
• Organiser et assurer le suivi administratif des dossiers
• Apporter un appui administratif au Maire et aux élus

Élections :

• Assurer la gestion des listes électorales
• Participer à l'organisation matérielle et administrative des scrutins
• Préparer les opérations électorales et contribuer au bon déroulement des bureaux de vote
• Assurer le suivi administratif des opérations post-électorales

Archives :

• Organiser, classer et conserver les archives papier et numériques
• Appliquer les règles de gestion et de conservation des documents

Profil recherché

• Formation de niveau Bac minimum.

• Expérience en Mairie ou collectivité demandée

• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de leur environnement administratif.

• Connaissance appréciée de la réglementation relative à l'état civil, à l'urbanisme et aux élections.

• Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableurs, messagerie électronique) ainsi que des logiciels métiers, notamment Berger Levrault.

• Respect des obligations liées à la discrétion professionnelle, au secret professionnel et au devoir de réserve.

• Rigueur, sens de l'organisation et méthode dans la gestion des missions confiées.

• Capacité à planifier son activité, à hiérarchiser les priorités et à respecter les délais.

• Aisance relationnelle, sens de l'écoute, patience et diplomatie dans l'accueil et les échanges avec les usagers et les partenaires.

• Autonomie, esprit d'initiative et aptitude au travail en équipe.

• Disponibilité, adaptabilité et réactivité face aux contraintes du service public.

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

• Cadre d'emplois : Adjoints administratifs territoriaux.
• Date de prise de poste : 1er octobre 2026.
• Temps de travail : 23 heures hebdomadaires, avec une évolution possible vers un temps complet de 35 heures hebdomadaires courant 2027.
• Rémunération : Rémunération statutaire correspondant à la grille indiciaire du cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux.

Candidature : Les candidatures (CV et lettre de motivation) sont à adresser à l'attention de Monsieur Jonathan VIDAL, Maire de Montans.