Assistant administratif - Chargé d'accueil H/F

RESPONSABILITÉS

MISSIONS ET ACTIVITÉS PRINCIPALES DU POSTE :

Le Pôle Proximité et Citoyenneté englobe plusieurs services : les affaires citoyennes ; l'accueil ; le courrier ; les maisons de village ; les agences postales communales.

L'Assistant administratif chargé d'accueil aura la charge suivante :

MISSIONS D'ACCUEIL GÉNÉRAL

-Accueillir, renseigner et orienter physiquement et téléphoniquement les usagers vers les services ou organismes compétents en donnant un 1er niveau d'information ;

-Récolter les informations essentielles de manière à pouvoir déléguer les demandes aux différents services concernés ;

-Réceptionner et remettre différents documents d'information et de communication ;

-Enregistrer et contrôler l'accès des visiteurs des étages de l'hôtel de ville

-Gérer les présentoirs (exemple : mettre à jour la documentation municipale) et l'affichage des informations municipales (petites annonces) ;

-Veiller aux conditions d'accueil des usagers (image du service, aménagement des espaces, documentation mis à disposition, temps d'attente, lien avec les services...)

-Harmoniser l'information délivrée au guichet et plus largement les pratiques et postures professionnelles;

-Gérer l'affichage des réservations des salles

-Assurer la mise à jour des outils de suivi de l'activité du guichet et des procédures et/ou instructions écrites.

-Veille des informations interservices (organigramme services municipaux et intercommunaux, absences, nouveaux agents, évènements ponctuels, enquêtes publique...)

-Rapporter les activités, incidents et informations avec sa hiérarchie

• Gérer l'ouverture et fermeture des portes principales, vérification de la fermeture des fenêtres du hall d'entrée, des salles de réunion, de l'absence d'usager aux toilettes

MISSIONS ET ACTIVITÉS SECONDAIRES DU POSTE :

• Tâche diversifiée sur demande de la hiérarchie
• Guide file dans le cadre sécuritaire du bâtiment

PROFIL RECHERCHÉ

SAVOIRS

• Être titulaire d'un bac et/ou posséder une expérience réussie sur un poste similaire
• Connaissances de l'organisation générale des services de l'administration
• Connaissances des procédures administratives
• Connaissance des outils informatiques et bureautiques

SAVOIR FAIRE

• Utilisation de logiciels « métier », rendez-vous en ligne...
• Rédiger avec précision et clarté
• Pratiquer une ou plusieurs langues étrangères
• Faire preuve de diplomatie, savoir désamorcer les tensions avec les usagers
• Garantir la confidentialité des échanges et des informations
• Faciliter le traitement des questions et démarches administratives
• Maintenir une communication claire et professionnelle
• Rédiger des messages et des courriels adaptés au contexte
• Suivre les livraisons
• Gérer les plaintes et les réclamations
• Assurer le lien avec les services de maintenance
• Participer à l'amélioration continue des procédures d'accueil

SAVOIR ÊTRE

• Être à l'écoute et faire preuve d'empathie
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs fixés
• S'adapter avec réactivité aux diverses situations
• Respecter le devoir de confidentialité et de discrétion
• Faire preuve de flexibilité et de polyvalence
• Travailler en équipe
• Appliquer une rigueur constante