Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

Le cabinet Lynx RH recherche pour l'un de ses clients, entreprise spécialisée dans les travaux de second œuvre, un(e) Assistant(e) Administratif(ve) Travaux / Chantier H/F dans le cadre d'un recrutement en CDI.

Vos missions

L'Assistant(e) Administratif(ve) Travaux assure le suivi administratif des opérations de chantier et constitue l'interface entre les conducteurs de travaux, les sous-traitants, les fournisseurs et la direction. Il/elle garantit la conformité administrative, la traçabilité documentaire et le bon déroulement des procédures liées aux chantiers.

Gestion administrative des sous-traitants

Constituer les dossiers d'agrément des sous-traitants et collecter les documents obligatoires.

• Vérifier la conformité et la validité des pièces administratives et réglementaires.
• Préparer et suivre les demandes d'agrément auprès des maîtres d'ouvrage.
• Assurer le suivi des échéances et relancer les partenaires concernés.
• Mettre à jour les tableaux de bord de vigilance réglementaire.
• Gérer les contrats de sous-traitance et leurs éventuels avenants.

Gestion des commandes et suivi des achats

Établir les commandes de matériaux, fournitures, équipements et consommables.

• Contrôler les bons de livraison et leur conformité avec les commandes.
• Réaliser les rapprochements entre commandes, livraisons et factures fournisseurs.
• Identifier et traiter les écarts de prix, quantités ou références.
• Assurer le suivi administratif des achats par chantier.
• Participer au contrôle des coûts et à l'analyse de la rentabilité des opérations.

Suivi réglementaire et environnemental

Participer à la constitution des dossiers administratifs liés aux exigences environnementales des marchés.

• Collecter et archiver les fiches techniques, fiches de données de sécurité et documents de conformité produits.
• Assurer le suivi des documents relatifs à la gestion et à la traçabilité des déchets.
• Contribuer à la préparation des dossiers de fin de chantier et des documents de conformité.

Gestion administrative des chantiers

Ouvrir et tenir à jour les dossiers administratifs des opérations.

• Assurer le suivi des documents contractuels et des ordres de service.
• Gérer les courriers, comptes rendus et correspondances administratives.
• Assurer l'archivage physique et numérique des documents.
• Participer à la préparation des situations de travaux et des décomptes finaux.
• Contribuer à l'élaboration des dossiers des ouvrages exécutés (DOE).

Description du profil

Pré-requis

Compétences techniques

Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook Bonne connaissance des logiciels de gestion dédiés au BTP.

• Capacité à lire et exploiter les documents contractuels d'un marché de travaux.
• Connaissance des procédures de suivi administratif des chantiers.
• Notions de comptabilité fournisseurs et gestion des achats.

Qualités personnelles

Rigueur et sens de l'organisation.

• Réactivité et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
• Bon relationnel et sens du service.
• Autonomie et capacité à travailler en équipe.
• Discrétion et respect de la confidentialité.

Profil recherché

Bac +2 minimum en gestion administrative, gestion PME-PMI, comptabilité ou bâtiment.

Une spécialisation dans le secteur du BTP constitue un atout.

Bac +3 apprécié dans les domaines de la gestion ou de l'administration du bâtiment.

Expérience

Expérience de 3 ans minimum dans une fonction administrative au sein d'une entreprise du BTP.

• Connaissance des procédures administratives liées à la sous-traitance et aux marchés de travaux.
• Une expérience des marchés publics est appréciée.

Informations complémentaires

Type de contrat : CDI

Temps de travail : Temps plein