Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

Au sein de l'équipe de notre organisme de formation et centre de formation d'apprentis, vous assurez les suivi administratif ainsi que l'accueil téléphonique et physique.

Vous assurez les activités suivantes :

• Gestion du standard téléphonique
• Suivi administratif des apprentis et stagiaires de la formation professionnelle continue
• Suivi des besoins en apprentis et formations des entreprises partenaires, création d'enquêtes, mise à jour des bases de données
• Suivi des contrats et des prises en charge des organismes financeurs pour l'apprentissage et la formation professionnelle continue
• Suivi des contrats du personnel pédagogique, en lien avec la Direction et le cabinet comptable
• Saisie des factures
• Création et suivi des factures à l'attention des organismes financeurs (Région, OPCO, clients...)
• Classement et archivage des documents administratifs et comptables selon les règles d'archivage et conservation de documents
• Participation à la création de dossiers de subvention et suivi des subventions obtenues
• Participation à la transmission des données administratives et comptables dans le cadre d'enquêtes ou d'audits qualité
• Relations avec le Rectorat pour l'inscription des apprentis aux examens via les plateformes spécifiques
• Gestion du déroulement des examens : réception des sujets, convocations, feuilles d'émargement, planning
• Participation à la promotion de l'organisme de formation via la création d'outils de communication, la mise à jour du site internet et/ou des réseaux sociaux ou via la participation à des salons
• S'informer et se former sur les évolutions concernant son métier, rendre compte des évolutions juridiques/technologiques