Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

Description du poste L'assistant administratif est chargé d'assurer le bon fonctionnement administratif d'un service, d'une entreprise ou d'une organisation.

Organise les agendas, les réunions et les déplacements des collaborateurs ou des responsables

Rédige et met en forme les courriers, comptes rendus, rapports et documents administratifs

Gère le traitement des appels téléphoniques, des courriels et du courrier entrant et sortant

Assure le suivi et l'archivage des dossiers administratifs, physiques et numériques

Coordonne la circulation de l'information entre les différents services et interlocuteurs externes

Contrôle et met à jour les bases de données, tableaux de suivi et documents administratifs

Description du profil

Le profil recherché dispose d'une solide maîtrise des activités administratives et de secrétariat, ainsi que d'une excellente organisation du travail. La personne candidate sait gérer des agendas complexes, planifier des réunions et organiser des déplacements, en tenant compte des contraintes de temps et des priorités. Une excellente capacité rédactionnelle est attendue, incluant la rédaction et la mise en forme de courriers, comptes rendus, rapports et documents administratifs, avec une orthographe irréprochable et une bonne maîtrise des outils bureautiques.

Une aisance confirmée dans le traitement des appels téléphoniques, des courriels et du courrier entrant et sortant est nécessaire, avec un sens du service et de la confidentialité. La personne candidate maîtrise la gestion, le suivi et l'archivage de dossiers administratifs, aussi bien au format physique que numérique, et sait respecter les procédures internes ainsi que les obligations légales de conservation des documents. La capacité à contrôler, mettre à jour et fiabiliser des bases de données, des tableaux de suivi et des documents administratifs est indispensable, avec une bonne maîtrise d'Excel ou d'outils similaires.

Expérience professionnelle

Une expérience préalable dans des fonctions d'assistanat administratif ou de secrétariat est souhaitée, idéalement au sein d'une entreprise, d'une administration publique ou d'une organisation associative. La personne candidate a déjà travaillé en interface avec plusieurs services et interlocuteurs externes, en coordonnant la circulation de l'information de manière structurée et fiable. Une expérience dans des environnements exigeants, caractérisés par des délais serrés et des enjeux de confidentialité, constitue un atout.