Assistant administratif / Assistante administrative et comptable (H/F)

Vos missions

Sous la responsabilité de la Déléguée Générale, vous aurez notamment pour missions de :

Gestion administrative

Accueillir et orienter les visiteurs, partenaires et usagers ;

Assurer la gestion des courriers, courriels, appels téléphoniques et agendas ;

Rédiger, classer et archiver les documents administratifs ;

Assurer la gestion des fournitures, du matériel et des contrats de maintenance ;

Assurer le suivi administratif des dossiers de subventions.

Gestion financière et comptable

Effectuer la saisie des opérations comptables et assurer le suivi des recettes et dépenses ;

Gérer les factures fournisseurs, devis, notes de frais et relances de créances ;

Participer à la préparation et au suivi des budgets ;

Assurer le suivi des paiements, subventions et dons ;

Assurer la liaison avec le trésorier pour les opérations bancaires courantes ;

Préparer les éléments nécessaires à la gestion de la paie.

Gestion des ressources humaines

Assurer le suivi administratif des dossiers du personnel ;

Préparer les contrats de travail des vacataires et volontaires en service civique ;

Assurer le suivi des présences, congés et documents réglementaires.

Appui à la direction et fonctionnement de la structure

Apporter un soutien administratif quotidien à la direction ;

Faciliter la circulation de l'information entre les différents pôles ;

Suivre les données de fréquentation et mettre à jour les indicateurs ;

Assurer le suivi des documents légaux et administratifs de la structure ;

Assurer le suivi administratif des véhicules de service et des contrats ;

Participer à la promotion des projets et à l'organisation des événements de la Fédération.

Profil recherché

Vous êtes titulaire d'un Bac+2 à Bac+3 dans le domaine de l'administration, de la gestion ou d'un domaine similaire, et disposez idéalement d'une expérience de 3 ans sur un poste similaire.

Compétences recherchées :

Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Access ;

Connaissance des logiciels de gestion administrative ;

Bonnes capacités rédactionnelles et organisationnelles ;

Capacité à suivre plusieurs dossiers et à gérer les priorités ;

Capacité à synthétiser et transmettre les informations ;

Aptitude au travail en équipe et au suivi des relations avec les partenaires institutionnels ;

Une connaissance du secteur de l'éducation populaire est appréciée.

Qualités personnelles : autonomie, rigueur, méthode, confidentialité, adaptabilité, esprit d'initiative et force de proposition.