Assistant administratif / Assistante administrative et comptable (H/F)

Intégré.e à une équipe de 25 personnes, sous la supervision directe de la directrice, la personne recrutée sur ce poste sera responsable de :

ASSISTANCE A L'ADMINISTRATION GENERALE (65%) :

Secrétariat administratif :

• Gestion du courrier et des e-mails généraux
• Vérification et validation des contrats de location et d'animation
• Gestion des inscriptions aux séjours de vacances, l'accueil de loisirs et activités grand public,

gestion administrative (aide aux vacances, CAF.)

• Suivi des adhésions
• Déclarations annuelles en préfecture suite à l'assemblée générale
• Classement rigoureux de toutes les pièces administratives (vie associative, GRH, comptabilité,

CSE...)

Assistance à la direction sur le volet Ressources Humaines :

• Établissement des contrats de travail et avenants, déclarations d'embauche, attestations de

travail, etc.

• Mise à jour du registre du personnel
• Synthèse mensuelle des heures du personnel et des prises de congés ou récupérations

d'heures

• Gestion administrative des arrêts maladie
• Suivi administratif du plan de formation du personnel
• Mise à jour du DUERP (Document Unique d'Évaluation des Risques Professionnels)

Assistance logistique

• Gestion et suivi des achats courants administratifs (fournitures administratives,

consommables et petit matériel)

• Suivi du parc matériel (contrats et maintenance), en lien avec la directrice et le bureau :

voiture, photocopieur, téléphonie. Le suivi du parc informatique et la maintenance des locaux étant

sous la responsabilité d'autres salariés.

Gestion financière et comptable

La paie :

• Préparation de la paie et envoi au prestataire paie
• Contrôle des bulletins de salaires réalisés par le prestataire (conformité avec les informations

envoyées)

• Mise en paiement des salaires

La comptabilité :

• Tenue comptable des journaux achats, ventes et banque
• Affectations en comptabilité analytique, en lien avec la directrice
• Gestion des devis, commandes, facturations et encaissements, relances clients
• Mise en alerte sur les tensions de trésorerie auprès de la directrice
• Préparation des éléments à fournir à l'expert-comptable pour la réalisation du bilan

comptable annuel, en lien avec directrice et la trésorière

En perspectives, selon expérience avérée ou montée en compétence par la suite :

• Préparation du budget prévisionnel annuel avec la directrice et la trésorière
• Suivi de ce budget au cours de l'année, y apporter les modifications nécessaires, en lien avec la directrice et la trésorière
• Suivi du plan de trésorerie, en lien avec la directrice et la trésorière
• Suivi financier des conventions et subventions, en lien avec la directrice

Soutien à la communication générale

Selon compétences et appétence, soutien à la communication digitale (réseaux sociaux).

ACCUEIL / PERMANENCE (15%) :

• Recevoir et traiter les appels téléphoniques
• Assurer l'accueil physique du public, avec la responsable des réservations
• Accueil des groupes arrivant au centre (hors scolaires), procédure entrée et sortie gestion

libre. (occasionnel)

VIE ASSOCIATIVE :

Participation à la vie associative :

• Participation aux réunions de l'association
• Participation aux réseaux locaux et régionaux

Responsabilités d'e ncadrement : la personne recrutée pourra être amenée à encadrer 1 apprenti.e en formation alternante assistance administration et gestion.