Assistant administratif / Assistante administrative

Rattaché à la Direction, vous assurerez un appui administratif, commercial et organisationnel aux activités de l'entreprise. Vous contribuerez à la fiabilité des informations, au traitement des dossiers clients et fournisseurs, au suivi documentaire et à la bonne coordination entre l'exploitation, le commerce, la comptabilité et les interlocuteurs externes, dans le respect de la règlementation et des procédures internes.

Voici les différentes missions du poste :

Accueil Administration :

• Assurer l'accueil physique et téléphonique du service
• Réceptionner les appels téléphoniques et renseigner les clients selon leur demande
• Etablir les remises de prix et courriers demandés par la hiérarchie.

Gestion commerciale :

• Gérer la relation avec les clients (réception des appels, traitement des demandes, relances, etc.)
• Suivre les comptes clients et fournisseurs (tableaux de bord, statistiques)
• Création des nouveaux clients en informatique et création de dossier
• Etablir les devis et transmettre la fiche d'ouverture de compte aux clients et aux services informatiques
• Mettre à jour les données clients dans le système informatique.

Service facturation :

• Vérifier les éléments de facturation
• Faire les factures en respectant les devis et les exigences des clients (bon de commande, tableaux, certificat de destruction, etc.)
• Participer aux relances clients en transmettant les documents au service comptabilité
• Mettre à jour les tableaux de bord, statistiques d'activité, indicateurs administratifs et états de reporting
• Assurer l'archivage physique et numérique des dossiers et garantir la disponibilité des informations pour les services concernés
• Prise en charge des dossiers et saisie des avoirs concernant les litiges commerciaux
• Contrôler les factures des transporteurs et des exutoires
• Suivre les cours des indices en fonction des devis
• Vérifier la conformité des documents émis avec les procédures internes, les exigences clients et les obligations règlementaires
• Utiliser l'outil bureautique
• Être organiser et savoir gérer son temps (sens de l'organisation, réactivité, capacité d'adaptation et gestion des priorités)
• Fiabilité, traçabilité et confidentialité des informations administratives traitées
• Respect des délais
• Rigueur, autonomie et polyvalence dans le travail
• Aisance relationnelle et esprits d'équipe.

Profil

Une expérience dans le domaine de la récupération / recyclage / transport serait un plus.

Vous êtes autonome, rigoureux(se) et avez le sens des priorités.

Vous êtes organisé(e) et vous savez faire preuve de confidentialité et de discrétion.

Vous êtes à l'aise avec l'outil informatique (Excel, Word.).