Assistant administratif / Assistante administrative

Mission principale :

Assurer le secrétariat administratif du département événementiel, garantir un accueil téléphonique de qualité et contribuer au bon fonctionnement administratif du service.

Activités

Accueil et communication

• Assurer l'accueil téléphonique des clients, intérimaires, partenaires et fournisseurs.
• Renseigner les interlocuteurs ou les orienter vers le bon service.
• Prendre et transmettre les messages.
• Gérer la boîte mail du service.

Gestion administrative

• Saisir et mettre à jour les dossiers administratifs.
• Classer, archiver et numériser les documents.
• Rédiger des courriers, attestations et divers documents administratifs.
• Assurer le suivi des courriers entrants et sortants.
• Assister le responsable du département dans ses tâches administratives.
• Préparer les réunions et rédiger les comptes rendus si nécessaire.
• Commander les fournitures administratives.
• Participer à l'amélioration des procédures administratives.

Gestion des intérimaires

• Remettre les chèques ou tout autre moyen de paiement aux intérimaires contre émargement.
• Assurer le suivi des remises et conserver les justificatifs.
• Répondre aux demandes administratives des intérimaires.
• Vérifier la présence des documents nécessaires avant la remise des paiements.

Gestion documentaire

• Enregistrer les documents entrants et sortants.
• Effectuer le classement physique et numérique des dossiers.
• Garantir la confidentialité des informations traitées.