Appui au pôle de gestion financière et numérique

• Placé sous l’autorité de la responsable du futur pôle de gestion financière et numérique, une équipe à taille humaine (5 personnes) au sein du département évaluation et certifications (DEC) regroupant environ 70 agents, l’apprenti travaillera en étroite collaboration avec les gestionnaires financières et comptables du département certifié ISO 9001, norme internationale de référence qui garantit la qualité des procédures de conception des sujets, de production, de diffusion, de gestion et d'organisation des sessions pour l'ensemble des diplômes et tests.
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• Description des missions : 

  Sa mission principale consistera à participer activement à la gestion financière du département

Facturer les recettes pour les rééditions de diplômes (DELF DALF) et recorrections (TCF) 

- Constituer un dossier à partir de documents préparés par le bureau des diplômes et déposés sur des serveurs informatiques ;

- Créer un document de vente dans le logiciel financier de FEI ;

- Transmettre le dossier papier à la Direction des achats et des finances ;

- Réceptionner les bordereaux par mail envoyés par la Direction des achats et des finances ;

- Pour chaque bordereau, récupérer la facture correspondante sur des serveurs informatiques et l’envoyer par mail la facture au centre concerné.

Facturer les recettes pour les recorrections (TCF) 

- Consulter et renseigner des fichiers de suivi de recorrection renseignés par un autre service ;

- Récupérer les pièces justificatives auprès de ce service ;

- Constituer un dossier papier ;

- Créer un document de vente dans le logiciel financier de FEI ;

- Transmettre le dossier papier à la Direction des achats et des finances ;

- Réceptionner les bordereaux par mail envoyés par la Direction des achats et des finances ;

- Pour chaque bordereau, récupérer la facture correspondante sur des serveurs informatiques et l’envoyer par mail la facture au centre concerné.

Gérer les candidats TCF absents pour accorder ou non la gratuité

- Dans une boite mail spécifique : consulter les demandes de gestion des candidats absents pour rechercher les données candidat et session ; vérifier la conformité du justificatif d’absence fourni (le cas échéant, contacter les interlocuteurs pouvant le fournir).

- Dans un logiciel de gestion spécifique : consulter la session d’examen correspondante, rechercher le candidat absent, signaler l’absence du candidat sur les compétences concernées.

- Dans une boite mail spécifique : envoyer un mail au centre pour indiquer si la gratuité a été accordée ou non, classer le mail du centre et la réponse de FEI dans le dossier idoine de la boite mail.

Gérer les missions (déplacements) des agents du département

- Etablir, envoyer et suivre des devis de formation et des bons de commande ;

- Gérer la répartition et l’attribution des missions au sein du département (en diffusant un sondage) ;

- Générer l’ordre de mission dans le logiciel financier de FEI ;

- Commander des billets de transport de manière dématérialisée ;

- Transmettre les pièces justificatives en version papier à la Direction des achats et des finances ;

- Facturer le client et envoyer la facture de manière dématérialisée (par mail ou via Chorus Pro).

Répondre aux mails de la boite Facturation

Préparer et envoyer des courriers relatifs à divers domaines d’activité du département