Aide-comptable (H/F)

FICHE DE POSTE - AIDE COMPTABLE

Service comptabilité / fonctions support

1. Identification du poste

Intitulé du poste Aide comptable

Rattachement hiérarchique Responsable comptable

Lieu d'exercice SAS NORIANCE - DOUAI

Temps de travail 35 heures

1. Finalité du poste

L'aide comptable contribue au bon fonctionnement du service comptabilité en assurant, sous le contrôle du/de la comptable ou de la Direction, la saisie, le suivi et le classement des opérations comptables courantes.

Il/elle participe à la fiabilité des données comptables, au suivi des règlements, au traitement des débours et à la bonne tenue administrative des pièces justificatives, dans le respect des procédures internes, des règles de confidentialité et des délais impartis.

1. Missions principales et activités

Opérations comptables courantes

• Saisir les relevés bancaires, les chèques, les écritures liées aux cartes bancaires et les opérations quotidiennes courantes.
• Préparer les remises de chèques et assurer le suivi des remises d'espèces selon les procédures internes.
• Participer au contrôle du fonds de caisse et signaler toute anomalie constatée.
• Contribuer au pointage des comptes et aux rapprochements bancaires.

Comptabilité fournisseurs et débours

• Saisir les factures fournisseurs et assurer leur classement.
• Traiter les factures de débours des confrères, témoins, serruriers et autres intervenants, après vérification des éléments nécessaires.
• Préparer les lettres-chèques de débours et suivre leur émission selon les consignes du service.
• Alerter en cas d'incohérence, de doublon, d'absence de justificatif ou de difficulté de traitement.

Comptabilité clients et suivi administratif

• Déposer les factures sur les différents portails clients et assurer le suivi des dépôts.
• Réaliser les recherches comptables nécessaires au traitement des demandes internes ou externes.
• Participer au suivi des trop-perçus : préparation des campagnes d'information, relances téléphoniques, collecte des informations utiles et préparation des remboursements.
• Tenir à jour les dossiers comptables et veiller à la traçabilité des opérations réalisées.

Gestion documentaire, archives et support interne

• Classer, numériser et archiver les pièces comptables dans le respect des règles internes de conservation.
• Assurer le suivi du stock des fournitures de bureau et produits d'entretien et signaler les besoins de réapprovisionnement.
• Contribuer au bon fonctionnement administratif du service et à la continuité de l'activité en période de renfort ou d'absence.

Accueil téléphonique

• Assurer, lorsque cela est nécessaire, l'accueil téléphonique de l'Étude, identifier l'objet des appels et rediriger les interlocuteurs vers le service compétent.
• Adopter une communication claire, professionnelle et courtoise avec les clients, débiteurs, confrères, fournisseurs et collaborateurs.

1. Compétences requises

Compétences techniques Qualités professionnelles

• Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Outlook.
• Aisance avec les outils informatiques et les portails clients/fournisseurs.
• Compréhension des opérations comptables courantes.
• Capacité à classer, contrôler et rapprocher des données chiffrées.
• Bonne expression écrite et orale.
• Rigueur, précision et fiabilité dans la saisie.
• Discrétion et respect strict de la confidentialité.
• Sens de l'organisation et capacité à prioriser.
• Autonomie dans l'exécution des tâches confiées.
• Esprit d'équipe, bon relationnel et sens du service interne.

1. Responsabilités et exigences du poste

• Respecter les procédures comptables et administratives internes.
• Garantir la confidentialité des informations traitées, notamment les données comptables, clients, débiteurs et fournisseurs.
• Assurer une traçabilité fiable des opérations réalisées et des documents transmis.
• Rendre compte régulièrement de l'avancement