Agent polyvalent d'accueil au sein du secrétariat de mairie (H/F)

Agent polyvalent d'accueil au sein du secrétariat de mairie

Missions liées au poste, réalisées en équipe (2 personnes) :

• Secrétariat :

Accueil physique et téléphonique (amabilité, réactivité, neutralité)

Enregistrement du courrier

Suivi des locations de salles et gestion des plannings

Formalités administratives (courriers, arrêtés, invitations diverses ...) en soutien au secrétariat général

État Civil (naissances, mariages, décès ...)

PACS

Recensement citoyen

Aide sociale

Classement - archivage

Gérer le stock de matériel et fournitures courantes et préparation des commandes

• Finances :

Saisir les engagements, les contrats, les marchés, les mandatements et liquider dans les délais réglementaires impartis

Réceptionner les bons de livraisons et factures à vérifier en lien avec les différents services, traiter et classer des pièces comptables relatives aux différents budgets de la collectivité

Suivre les titres impayés à l'aide du portail DGFIP

Transmettre l'ensemble des pièces dématérialisées au Service de Gestion Comptable

• Urbanisme :

Renseignements cadastraux et PLUi

Pré-instruction des demandes d'urbanisme

Relation avec le service instructeur

Suivi des dossiers jusqu'à leur envoi au contrôle de légalité

• Gestion du cimetière :

Etablissement des titres de concession

• Enfance :

Gestion de la restauration scolaire (inscriptions, commande des repas...)

• Élections :

Mise à jour des listes électorales (inscriptions / radiations)

Préparation et organisation des élections

Participations aux élections (le dimanche soir lors des élections)

• Culture, information et manifestations :

Aide à l'élaboration du bulletin municipal

Mise à jour des supports de communication (site Internet,...)

Réalisation des invitations aux cérémonies et manifestations

Et toute autre mission nécessaire au bon fonctionnement des services

Temps de travail :

Temps de travail hebdomadaire : temps complet soit 1607h/an

Dont accueil physique et téléphonique des administrés du lundi au vendredi de 8h à 12h et de 13h30 à 16h45.

• SAVOIRS :

• connaître les domaines de compétences des communes et leur organisation ;

• connaître les règles d'état civil et d'urbanisme ;

• connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics.

• SAVOIR FAIRE ET ETRE :

• Aptitudes relationnelles avec le public, sens des relations humaines, du contact avec les usagers, de l'écoute et de la diplomatie ;

• Respect de la confidentialité, du secret professionnel et du devoir de réserve ;

• Bonne maîtrise de l'expression écrite et orale, aisance rédactionnelle ;

• Maitrise des outils informatiques et bureautiques ;

• Savoir s'organiser et gérer les priorités, être méthodique ;

• Rigueur et dynamisme