Agent de secrétariat (H/F)

Au sein du Secrétariat Général, le secrétariat central (Sec. Cent) est chargé de diffuser toute information intéressant les agents de l'École, il est garant du respect de la charte graphique ainsi que des archives de l'École.

L'agent administratif collaborera au sein d'une équipe composée de deux opérateurs militaires sous la responsabilité d'un officier marinier.

Les missions principales sont :

-assurer l'accueil physique et téléphonique (répondre aux demandes de renseignement gérer le courrier « départ » et « arrivée » (diffusion de l'information, communications officielles connaître l'organisation de l'École navale et prendre en compte les changements liés aux mutations du personnel (listes de diffusion, suivi du courrier mettre en forme les documents en conformité avec la charte graphique ;

-assurer le suivi des documents en cours de visa, effectuer des relances ;

-suivre la réglementation, les procédures et respecter les échéances définies ;

-mettre à jour le référentiel documentaire de l'École navale ;

-archiver et conserver des documents officiels.

Les missions secondaires sont :

-établir des ordres de missions ;

-participer à la gestion de stock des fournitures de bureau ;

-assurer la mission d'adjoint au chargé du bureau de protection du secret pour le suivi de la documentation classifiée ;

-former et accompagner les nouveaux agents militaires (rotations régulières propres à leur statut) arrivant au secrétariat central.

Description du profil

Compétences mises en œuvre dans le cadre du poste :

-Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)

-Faire preuve de méthode et avoir le sens de l'organisation (gestion des priorités, classement des documents)

-Avoir le sens du relationnel et de la communication

-Savoir travailler en équipe et en open space

-Maîtrise de l'orthographe

-Pédagogie, goût de la transmission

Expérience professionnelle préalable :

-2 à 3 ans minimum sur un poste d'agent administratif ;

-une connaissance du ministère des Armées serait appréciée.

Formations associées à la prise de poste :

-Mise en page des documents

-Formation CHORUS