AGENT DE GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE - H/F

CONTEXTE

Le CHU de Bordeaux recrute un AGENT DE GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIÈRE MI-TEMPS pour son organisme de formation continue, l’IMS Académie.

Inscrite au sein de l’Institut des Métiers de la Santé réunissant les 14 écoles et instituts de formation initiale du CHU de Bordeaux, l’IMS Académie propose une offre de formation continue à destination de l’ensemble des corps professionnels des secteurs sanitaire et médico-social.

Axé autour du soin, le champ de l'IMS Académie s'enrichit également d'actions autour des soft skills et du management afin d'accompagner l'évolution des pratiques et des parcours professionnels tout au long de la carrière.

L’IMS Académie forme chaque année plus de 6000 stagiaires et propose, en complément de son catalogue inter-entreprises, DES ÉVÈNEMENTS D’ENVERGURE (10 À 15 COLLOQUES PAR AN).

MISSIONS

Directement rattaché à la coordinatrice administrative et financière de l’IMS Académie, l’agent de gestion administrative et financière aura comme mission de réaliser les opérations administratives et financières inhérentes au service.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

FACTURATION DES FORMATIONS :

Appliquer les règles de facturation d’un établissement public tel que le CHU (règles de facturation de la fonction publique hospitalière et des différents financeurs OPCO-FIF-PL-DPC)

Informer les clients privés et publics, les stagiaires sur la facturation des formations

GESTION ADMINISTRATIVE RH DES INTERVENANTS :

Réaliser les contrats de travail des intervenants vacataires non agents de la fonction publique

Suivre les attestations de cumul d’activité des agents de la fonction publique

Contrôler le respect de la réglementation relative au non-dépassement du seuil des 29 jours de formation pour près de 380 intervenants

Préparer les éléments variables de paie et les vacations des intervenants

Mettre à jour et assurer le suivi des dossiers administratifs et RH des intervenants, dans le respect des exigences qualité (Qualiopi)

Vérifier et contrôler les états de frais de déplacement des intervenants

ACTIVITÉS SECONDAIRES :

Assurer la gestion des congés et absences d'une équipe de 15 collaborateurs via le logiciel CHRONOS

Accueil physique et téléphonique (stagiaires, intervenants, prestataires)

Ouverture et fermeture des salles de formation de l’IMS Académie

Profil recherché

COMPÉTENCES SOUHAITÉES :

Première expérience appréciée dans un poste administratif ou RH

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)

Connaissance de CHORUSPRO appréciée

Rigueur, organisation et sens de la confidentialité

Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter les échéances

Aisance relationnelle et goût du travail en équipe