Agent d'Administration - Secteur Junior (H/F)

RESPONSABILITÉS

La Direction assure la gestion administrative des personnels médicaux, des internes et des étudiants hospitaliers, accompagne les recrutements, la gestion statutaire, la rémunération ainsi que les coopérations territoriales et internationales.

En tant qu'Adjoint(e) Administratif(ve), votre mission principale sera d'assurer la gestion administrative des internes et des étudiants hospitaliers, garantir la qualité de leur suivi administratif, la fiabilité des données de paie, des plannings et des conventions, en lien avec les services hospitaliers et les Facultés.

Les activités principales du poste :

Gestion des internes :

• Organiser et assurer le recrutement administratif des internes.
• Constituer, contrôler et mettre à jour les dossiers administratifs.
• Préparer les prises de fonctions et les changements de semestre.
• Assurer la saisie, le contrôle et le suivi des variables de paie (gardes, astreintes, indemnités, absences et autres éléments variables).
• Recueillir, contrôler et valider les plannings avant transmission pour la paie.
• Assurer le suivi des affectations, positions administratives, congés et situations individuelles.
• Rédiger les courriers, attestations et documents administratifs.
• Informer et accompagner les internes sur leur situation administrative.
• Veiller au respect de la réglementation applicable aux internes.

Gestion des étudiants hospitaliers :

• Assurer la gestion administrative des étudiants hospitaliers tout au long de leur parcours.
• Organiser l'accueil administratif et le suivi des affectations.
• Préparer, établir, suivre et archiver les conventions de stage.
• Assurer les relations avec les Facultés de Médecine et les autres établissements partenaires pour la préparation, la validation et le suivi des conventions.
• Assurer le suivi administratif des conventions et veiller à leur conformité réglementaire.
• Répondre aux sollicitations des étudiants, des Facultés, des secrétariats médicaux et des services.

Vos conditions particulières d'exercice :

• Préparation et participation aux temps forts et évènements liés à la rentrée des internes et des étudiants (journée d'accueil des internes et soirée d'accueil des internes tous les semestres notamment)
• Participer à l'amélioration continue des procédures, élaborer des tableaux de bord et indicateurs, contribuer aux campagnes semestrielles d'affectation et assurer un appui ponctuel aux autres secteurs de la Direction.
• Participation aux permanences de secrétariat à tour de rôle en cas d'absence du binôme de secrétariat

PROFIL RECHERCHÉ

Votre profil

• Vous détenez un diplôme de niveau BAC
• Vous maîtrisez des outils informatiques (Word, Excel...)
• Vous avez une facilité d'adaptation aux outils informatiques et logiciels.

Vos compétences :

• Maîtrise des outils bureautiques
• Rigueur et sens de l'organisation
• Discrétion professionnelle
• Capacité d'analyse et d'application de la réglementation
• Qualités relationnelles
• Gestion des priorités
• Travail en équipe
• Aisance à la prise de parole à l'oral