Agent d'accueil #TDFE2026 (H/F)

Vos missions

• Assurer les tâches de secrétariat courantes :
• Assurer l'accueil physique et téléphonique
• Enregistrer, trier et dispatcher le courrier
• Classement des documents, des dossiers résidents
• Gestion et respect des procédures d'archivage
• Assurer la frappe et la mise en forme de documents (courriers, notes, affiches, mails, .)
• Planifier et organiser les visites

Assurer l'interface entre les différents services de l'établissement, ainsi que les autres unités et les interlocuteurs extérieurs :

• Filtrer les appels ou les demandes en fonction de leur importance et des priorités et de la disponibilité des personnes demandées

Etat des lieux des stocks :

• Fournitures, timbres, toner,

Traitement des factures fournisseurs :

• Réception des factures
• Elaboration et transmission à la référente du bordereau à envoyer à la comptable au siège

Suivi des demandes d'admission :

• Répondre aux demandes de renseignements
• Réception et vérification des dossiers
• Traitement des dossiers après commission (courriers réponse)

Gestion des arrivées et des départs :

• Inscription dans les registres officiels (registre d'entrées et de sorties et registre des décès)
• Edition et signatures des documents obligatoires (contrats, livret d'accueil, règlement de fonctionnement.)
• Gestion des entrées/départs et des dossiers administratifs Hospitalisation Temporaire d'Urgence

Suivi des dossiers résidents Aide-sociale et APA

• Lien avec les départements
• Transmission des factures par mois
• Actualisation des GIR

Facturation des résidents payant

• Eléments de facturation à saisir
• Vérification avec le comptable et la direction

Validation, envoie et encaissement

• Expérience confirmée dans l'accueil d'un public adulte en situation de dépendance
• Connaissance des logiciels net factu, net soins, pack office
• Compétences relationnelles, sens de l'écoute, capacité à apaiser des tensions
• Maîtrise de base des outils bureautique
• Bon niveau d'expression orale et capacité à rendre compte des situations à l'écrit
• Capacité à travailler en équipe et en réseau
• Conscience professionnelle : confidentialité des informations traitées