Agent d'Accueil Polyvalent et Administratif (H/F)

Poste à pourvoir à compter de fin Septembre 2026

Vos missions

Accueille le public sur place et au téléphone, informe et oriente le public :

• Assurer le relais d'information entre le public et la structure.
• Accueillir le public en présentiel.
• Répondre au téléphone et renseigner les usagers : filtrer et orienter les appels.
• Gérer l'affichage, la documentation, la mise à jour du site internet et des réseaux sociaux.
• Gérer le planning des salles de permanences et le matériel.
• Réaliser des travaux administratifs (comptes rendus de réunions, traitement de texte.).
• Enregistrer, gérer les inscriptions aux différentes activités du Centre Social et encaisser les règlements.
• Tenir le fichier des adhérents de l'association à jour (création de fiches supports, classement, suivi.).
• Assurer le secrétariat usuel du centre (suivi courrier, rédaction de courriers/courriels, comptes rendus de réunions, suivi des congés des salariés.),
• Réaliser des documents de communication (affiches.)

Compétences et qualités requises:

L'agent d'accueil agit en accord et par délégation du Directeur :

• Sens du service au public et de l'intérêt général.
• Grande qualité relationnelle et d'écoute active.
• Bonne maîtrise de la communication orale et écrite.
• Bonne qualité rédactionnelle.
• Maitrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Canva).
• Maitrise du logiciel Noé ou Inoé.
• Prise de recul.
• Discrétion et respect des règles de confidentialité.
• Esprit d'initiative et d'équipe.
• Qualités d'organisation.
• Réactivité, autonomie et rigueur.
• Patience

Attributions :

Accueil du Public

• Accueil téléphonique.
• Accueil physique.
• Renseignement, Information, Orientation.

Enregistrement des inscriptions aux activités

• Inscriptions aux activités.
• Facturation.
• Encaissement des règlements.

Travaux administratifs

• Enregistrement et diffusion du courrier arrivé.
• Affranchissement du courrier départ.
• Prise de rendez-vous, gestion du bureau de permanences.
• Mise à jour de l'affichage.
• Mise sous pli.
• Suivi, mise à jour et relance des adhésions, suivi du fichier adhérents, inscriptions dans le logiciel NOE et paramétrage des activités.
• Facturation et suivi.
• Rédaction des invitations, procès verbaux des instances (Bureaux, CA,AG).
• Rédaction ou mise en forme des courriers des différents services, conventions.
• Gestion des fournitures administratives et du matériel.
• Préparation des commissions et réunions (invitations, réservations des salles).
• Relation avec la presse locale et les collectivités locales.
• Gestion des tableaux de prises de congés.
• Travaille constant en transversalité avec l'ensemble des salariés.