Agent d'accueil polyvalent en clinique (H/F)

RESPONSABILITÉS

Assurer l'accueil physique et téléphonique des clients et toutes les activités associées, ainsi que l'encadrement des étudiants pendant leur rotation à l'accueil. Cette activité comprend l'accueil des clients qui viennent payer, les encaissements, et le contrôle de la caisse. A l'accueil des consultations :

• Assurer l'accueil téléphonique des clients : Prendre les appels téléphoniques, ligne des urgences et consultations Informer le client sur les services proposés, les tarifs pratiqués et les disponibilités pour les consultations sur rendez-vous Orienter vers les services adéquats et donner les rendez-vous. Compléter les plannings de consultations dans l'application Sirius Informer le client sur les modalités d'accès au centre hospitalier Prendre des messages téléphoniques et orienter les correspondants.
• Assurer l'accueil physique des clients Accueillir, prendre note de l'arrivée des clients et orienter les clients. Créer au besoin les dossiers des clients et des animaux dans l'application Sirius Mettre à jour les données du client
• Gestion administrative des dossiers clients Gérer et traiter les informations écrites (courriels des boites secrétariat et référés et correspondance avec les vétérinaires) Transmettre à qui de droit toute information orale pertinente. Signaler les pannes de fonctionnement du matériel de bureau.
• Caisse du CHUVAC Accueil des clients qui viennent payer leurs factures Encaissements Contrôle de la caisse
• Encadrement des étudiants Former les étudiants de A4 en rotation à l'accueil aux bonnes pratiques d'enregistrement et de d'élaboration des dossiers clients. Exercer une vérification ponctuelle sur la réalisation efficiente des missions confiées aux étudiants.

PROFIL RECHERCHÉ

Savoirs : • Maitrise du logiciel Sirius (formation interne assurée) • Connaissance de l'environnement bureautique et maitrise de la mise en œuvre de logiciel bureautiques courants (traitement de texte, tableur). • Rédaction de courriels. • Maîtrise de l'expression orale et des techniques d'accueil (écouter, savoir répondre) • Capacités à analyser le caractère d'urgence d'une demande • Capacités à hiérarchiser l'importance des appels téléphoniques. • Connaissance du vocabulaire médical Savoir-être : • Qualités relationnelles (amabilité, calme), diplomatie dans les situations conflictuelles, • Sens de la confidentialité des informations. • Capacité à travailler en équipe • Rigueur dans l'exécution des missions et respect des procédures en place