Agent d'accueil (H/F)

• ACCUEILLIR, INFORMER ET ORIENTER SUR TOUS LES CANAUX (physique, postal et téléphonique)

1 Accueil des publics

• Accueillir physiquement les visiteurs et adhérents, avec bienveillance et professionnalisme.
• Répondre aux demandes d'information et orienter vers les interlocuteurs appropriés.
• Assurer un premier niveau de renseignement sur les services syndicaux et les démarches d'adhésion.
• Gérer l'accès aux locaux en appliquant les consignes de sécurité et de confidentialité.

2 Gestion des appels et des courriels

• Répondre aux appels entrants, filtrer et transmettre aux services concernés.
• Gérer la boîte mail contact et assurer le suivi des demandes.
• Prendre des messages et les transmettre avec précision aux destinataires via un courriel de liaison.
• En cas d'absence à l'accueil, conserver son téléphone professionnel sur soi pour répondre aux appels.
• Mettre à jour les bases de données et contacts liées à l'accueil.

1. Gestion du courrier, des catalogues et des travaux de reprographie

• Réceptionner, trier et distribuer le courrier entrant.

• Assurer la mise sous pli et l'affranchissement des colis, recommandés, envois postaux sortants.

• Classer et archiver les catalogues fournisseurs et documents administratifs liés à l'accueil.

• Réaliser les travaux de reprographie : impression, livret, dépliant et cartes de visite.

• GERER L'ORGANISATION ET LA TENUE DES REUNIONS DE L'IMMEUBLE

• Réserver les salles dans le tableau de réservation et informer l'émetteur de la demande.

• Ouvrir les espaces 30 min minimum avant la réunion et préparer un accueil café lors des instances.

• Veiller à l'état de la salle, des supports et du matériel.

• Commander les fournitures nécessaires et veiller à la disponibilité des supports d'information.