Agent d'accueil et secrétariat RH F/H

Situé à Bobigny (93), l'hôpital Avicenne exerce une triple mission de soins, de recherche et d'enseignement. Il est orienté vers deux axes forts : la cancérologie (avec un centre expert onco-thorax, un centre spécialisé en hépatologie) et la prise en charge médico-chirurgicale de l'obésité. Il propose une prise en charge complète dans toutes les spécialités médicales.

Rattaché à la Direction des Ressources Humaines, vous assurez l'accueil et l'information des agents et usagers, tout en participant à la gestion administrative des dossiers RH.

Lors de votre arrivée, vous bénéficierez d'un accompagnement vous permettant de découvrir l'organisation et le fonctionnement de la Direction des Ressources Humaines ainsi que les outils et procédures nécessaires à la bonne réalisation de vos missions.

Missions confiées :

Assurer l'accueil physique et téléphonique du public ;

Renseigner, orienter et accompagner les usagers dans leurs démarches ;

Assurer le suivi administratif des actes et procédures relevant de la Direction des Ressources Humaines ;

Gérer le courrier entrant et sortant ainsi que les documents administratifs RH ;

Mise à jour du tableau de suivi des documents reçus à l'accueil

Veiller à la bonne circulation de l'information et au respect des procédures internes

Traitement et gestion de la boite mail

Préparation des états des services publics

Réception et traitement des comptes rendus d'évaluation, avis d'aptitudes, arrêtés administratifs

Suivi de facturation des apprentis

Participer à la gestion et au suivi des dossiers du personnel en cas de mobilité

Programmation des rendez-vous

Mission transversales ponctuelles en lien avec le département

Titulaire d'un baccalauréat professionnel dans les domaines des services, de l'assistanat ou de l'accueil, vous disposez idéalement d'une première expérience sur un poste administratif ou d'accueil.

Vous possédez des connaissances relatives :

·Au statut de la fonction publique territoriale ;

·À l'organisation et au fonctionnement d'une Direction des Ressources Humaines ;

·Aux procédures d'instruction et de transmission des dossiers ;

·Aux droits et obligations des usagers ;

·Aux techniques de recherche d'informations, de secrétariat et de classement documentaire ;

·Aux techniques d'accueil, de communication et de gestion des situations sensibles ;

·À l'utilisation d'un standard téléphonique.

Compétences

·Ponctualité et assiduité ;

Sens du service public ;

·Discrétion et respect de la confidentialité ;

·Rigueur, méthode et sens de l'organisation ;

·Proactivité et autonomie ;

·Qualités d'écoute;

·Capacité d'adaptation ;

·Maîtrise de soi et aisance relationnelle.