Agent d'accueil et d'orientation des usagers H/F

Description du poste

Vous serez amené à assurer l'accueil physique, téléphonique et numérique des usagers. Ce poste constitue le premier contact avec la collectivité et garantit une prise en charge de qualité, contribuant ainsi à l'image et à la qualité du service rendu aux usagers. Vous serez amené à intervenir sur 2 sites et à accomplir les missions suivantes : 1/ Accueillir et informer Vos missions au service des usagers externes : -Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers en les renseignant et en les orientant ; -Consulter quotidiennement la messagerie vocale du standard et transmettre les messages reçus. Vos missions au service des usagers internes : -Assurer la qualification des demandes dans l'outil informatique dédié et assurer une réponse de 1er niveau ; -Transférer les demandes ne pouvant être traitées en 1er niveau vers les interlocuteurs internes compétents. 2/ Accueillir et orienter -Réguler les flux d'accueil et veiller au respect des procédures d'accès ; -Identifier les situations particulières nécessitant une orientation vers un niveau d'expertise supérieur; -Gérer les badges de stationnement ponctuel (parking) pour le bâtiment du Sévigné. 3/ Assurer un accueil numérique et concourir au pilotage d'activités -Enregistrer, traiter et suivre les demandes simples (guichet unique de 1er niveau) dans l'outil informatique prévu à cet effet ; -Mettre à jour les outils de suivi (ex : tableau de suivi d'activité) et les bases de données nécessaires au service ; -Réaliser des tâches administratives liées à l'activité du service, tenir des tableaux de suivi quotidiens à jour permettant d'alimenter des statistiques. 4/ Contribuer aux activités des directions partenaires -Assurer un support opérationnel pour le secrétariat du Président, Direction générale des services ou le Cabinet (ex : mise sous plis) ; -Distribuer le courrier dans les boîtes aux lettres des élus, réceptionner les journaux et magazines remis et les disposer en salle de lecture. Vos compétences à partager : Savoir-faire : -Accueillir et renseigner un public varié ; -Analyser une demande et apporter une réponse de premier niveau ; -Gérer plusieurs sollicitations simultanément ; -Maîtriser les outils bureautiques (notamment Word, Excel, Outlook, Teams) et avoir une appétence pour les outils numériques -Avoir le sens de l'écoute et savoir s'exprimer de manière intelligible. Savoir-être : -Sens du service public ; -Excellentes qualités relationnelles et d'écoute ; -Courtoisie, discrétion et neutralité ; -Rigueur et sens de l'organisation ; -Capacité à travailler en équipe ; -Capacité de travail dans un environnement exigeant et à gérer des situations sensibles. Une première expérience significative dans des activités similaires et une connaissance de l'organisation et du fonctionnement des collectivités territoriales seraient appréciées.

Métiers associés

• hôte/esse d'accueil