Agent chargé de l'accueil et de l'état civil (H/F)

Missions du poste :

• Accueil physique et téléphonique du public
• Secrétariat général
• Instruction et constitution des actes d'état civil (naissance, unions, adoption, décès, changements d'état civil etc.) ;
• Tenue administrative des registres d'état civil ;
• Réception et enregistrement du courrier et des factures ;
• Tenue du registre des salles et suivi des clés ;
• Secrétariat du CCAS

Activités et tâches principales du poste :

• Répondre aux appels téléphoniques, orienter les administrés vers le bon interlocuteur, prendre des messages
• Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations
• Rechercher et diffuser des informations, Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
• Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'état civil (naissance, décès, unions, changements d'état civil etc.) ;
• Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile, permis d'établissement ou de séjour, etc.) ;
• Établir les différents actes d'état civil ;
• Inscription sur les listes électorales, et écoles ;
• Enregistrer les demandes de locations de salles, gérer les clés ;
• Suivi de dossiers : revue de presse, prestations diverses (copies, dons.)
• Préparation et envoi des diverses convocations ;
• Enregistrement et instruction des dossiers de débits de boisson permanents et temporaires ;
• Suivi des dossiers d'enregistrement des chiens classés ;

compétences demandées:

• Professionnelles : Maîtrise des outils bureautiques et de la suite métier Wemagnus
• Techniques : secrétariat, accueil du public
• Qualités relationnelles : Représente la collectivité auprès des administrés, y compris en dehors du cadre professionnel. Respect de la hiérarchie.