Agent / Agente d'accueil et de secrétariat (H/F)

Le Collège Notre Dame est un établissement d'enseignement catholique qui place la bienveillance, le respect et l'épanouissement de l'élève au cœur de son projet pédagogique. Nous œuvrons pour offrir un cadre éducatif exigeant et humain, favorisant l'autonomie et la confiance de chacun.

Rejoindre notre équipe, c'est intégrer une communauté éducative dynamique et engagée dans l'accompagnement des familles et des élèves.

Vos missions

Sous la responsabilité de la Direction, vous jouerez un rôle pivot dans la vie quotidienne de l'établissement. Vos missions se déclinent en trois axes principaux :

1. Accueil et Secrétariat administratif

Accueil physique et téléphonique : Assurer l'accueil des visiteurs, des élèves et la gestion du standard.

Gestion de l'information : Gérer la messagerie du secrétariat, assurer la synthèse et la distribution des informations transmises.

Support administratif : Gestion des fournitures, tâches de secrétariat simple ou de direction, et gestion éventuelle de la caisse (contrôle du solde, reçus et dépenses).

Organisation : Ouverture du portail et classement/archivage rigoureux des documents (papiers et numériques) tout au long de l'année.

1. Gestion des inscriptions (Pré-inscriptions et Dossiers)

Suivi des pré-inscriptions : Tenue des listes, envoi des documents aux familles, gestion des retours et prise de rendez-vous pour les entretiens avec la Direction.

Accueil des familles : Présentation du collège, des formalités administratives et des tarifs lors des rendez-vous.

Constitution des dossiers : Réception, contrôle de la conformité des pièces et des signatures, et saisie des données dans le logiciel de gestion Agate.

1. Soutien à la vie scolaire et aux intervenants

Interface : Échanges avec les intervenants extérieurs et gestion des demandes particulières des enseignants et personnels (après accord de la Direction).

Appui à la vie scolaire : Prise en charge ponctuelle des élèves et soutien à l'infirmerie en cas d'absence du personnel de vie scolaire.

Profil recherché

Vous disposez d'une excellente présentation et d'un sens aigu de l'accueil et du service.

Vous êtes reconnu(e) pour votre polyvalence, votre organisation et votre rigueur administrative.

Vous maîtrisez les outils informatiques de bureautique (la connaissance du logiciel Agate est un atout majeur).

Vous savez faire preuve de discrétion, de diplomatie et de réactivité face aux demandes des familles et des équipes pédagogiques.

Votre capacité à travailler en autonomie tout en respectant les procédures de la Direction est essentielle.

Conditions de travail

Contrat : Temps partiel de 16 heures hebdomadaires.

Rythme : Travail exclusivement le matin, du lundi au jeudi.

Prise de poste : 1er septembre.