Agent administratif (H/F)

Rattaché(e) à la cadre administrative, l'agent exerce des fonctions d'accueil et assure le suivi de dossiers transversaux en lien avec plusieurs domaines de gestion administrative.

Accueil physique et téléphonique

Accueil et orientation

Réception, filtrage et orientation des appels téléphoniques

Gestion du courrier entrant et sortant (enregistrement, dispatch, archivage)

Participation à la communication interne du service

Suivi des sinistres et du parc de véhicules

Gestion et suivi administratif des déclarations de sinistres aux assurances

Interface avec les compagnies d'assurance et les experts mandatés

Tenue du tableau de bord du parc automobile : entretien, contrôles techniques, assurances, réservations

Gestion des logements

Rédaction des conventions d'occupation et suivi des renouvellements

Gestion des états des lieux (entrée / sortie) et coordination avec les services techniques

Mise à jour des tableaux de suivi

Missions transverses

Suivi de dossiers Intérim

Suivi de l'activité en lien avec le service comptabilité

Préparation et organisation logistique de réunions et instances institutionnelles

Classement, archivage des documents

Participation aux projets transversaux du service sur sollicitation de l'encadrement

PROFIL RECHERCHÉ

Formation et expérience

Bac à Bac+2 en gestion administrative, secrétariat ou équivalent

Expérience dans la fonction publique hospitalière ou territoriale appréciée

Connaissance règles de gestion administrative publique souhaitée

Compétences techniques

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie)

Capacité à produire des tableaux de bord et à exploiter des données chiffrées

Connaissance des procédures administratives liées à la gestion des sinistres, des véhicules ou du logement est un atout

Aisance avec les logiciels métier

Qualités personnelles

Sens de l'accueil, de l'écoute et de la relation aux personnes

Rigueur, organisation et capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle

Discrétion et respect de la confidentialité

Réactivité et adaptabilité face aux situations imprévues

Esprit d'initiative et capacité à travailler en autonomie comme en équipe

Les candidatures (lettre de motivation + curriculum vitæ) sont à adresser à :[email protected]