Agent administratif / Agente administrative (H/F)

Missions principales

Placé.e sous la responsabilité de la Directrice de l'Administration générale et des affaires

juridiques, vous contribuez au secrétariat général et à ce titre, assurez un rôle d'interface

entre le Cabinet, les élus, le DGS, les DGA, les directeurs de pôle et de services, les agents et

les usagers.

Dans ce cadre, vous êtes chargé.e de l'accueil physique et téléphonique des administrés et

des divers intervenants de la vie institutionnelle à l’accueil du Cabinet du maire. Vous

recevez, renseignez, filtrez et orientez les demandes. Vous appréciez et gérez les urgences

en organisant les priorités. Vous vous assurez des suites à donner aux différentes

sollicitations.

Vous réceptionnez et traitez également les courriers, notes et mails en prenant soin de les

enregistrer puis de les adresser de manière dématérialisée à la Directrice de Cabinet et/ou

aux services pour instruction et réponse. Vous assurez aussi le suivi des parapheurs signés

par Monsieur le Maire Président ou par d’autres élus et prévenez les services.

En outre, vous êtes amené.e à contacter les élus pour solliciter leur présence aux invitations

auxquelles le Maire ne peut pas assister et à confirmer leur présence ou excuser leur

absence.

Vous gérez également l'agenda des services qui est un document adressé chaque semaine à

la Direction générale, aux directeurs, aux chefs de service et élus.

Vous fixez en outre les dates des commissions municipales préparatoires aux Conseils

municipaux et contactez les vice-présidents de ces commissions. Vous vous assurez par

ailleurs de la présence des élus membres.

En outre, vous gérez les plannings des différentes salles de réunion.

Vous êtes, plus largement, mobilisable pour jouer le rôle d'interface entre les organisateurs

d'événements, les administrés, le Cabinet et les élus afin d’assurer un suivi des demandes et

une réponse aux administrés, quelles qu’en soient la forme et la nature.

Missions complémentaires :

Lors des congés de l’assistante du Maire-Président, vous triez le courrier pour le Cabinet et

gérez les appels transférés de son poste et de celui de la Directrice de Cabinet.

Relations internes / externes :

• Relation directe avec le Directeur de Cabinet, la Directrice de l'administration

générale et des affaires juridiques, ainsi qu'avec les agents du Cabinet.

• Relations avec l’ensemble des services et des élus.

• Relations directes avec les administrés, les associations, les administrations.

Conditions d'exercice :

• Horaires : 8H - 12H / 13H30 - 17H30 du lundi au jeudi

8H — 12H le vendredi matin (journée non travaillée le vendredi après-

midi)

• Durée hebdomadaire de travail : 36H

• Contraintes particulières : Aucune

• Lieu d’exercice : 1° étage de Hôtel de Ville

• Lieu d'embauche : Hôtel de Ville

Profil

Issu.e d’une formation de niveau BAC à BAC+2 (BTS assistant.e de direction/manager,

administration publique, gestion ou domaine similaire), vous justifiez d’une ou de plusieurs

expérience(s) réussie(s) de secrétariat de direction “en collectivité. Vous connaissez

l’environnement territorial et l’organisation générale des collectivités.

Vous mémorisez les informations, vous savez anticiper, identifier les urgences et gérer les

priorités. Très à l'aise avec les outils bureautiques, notamment le Pack Office, vous êtes

organisé.e, rigoureux.se et autonome. Vous faîtes preuve d'efficacité, de réactivité, de

patience et de calme. Vous attestez d’ailleurs de qualités relationnelles vous permettant de

vous adapter à divers interlocuteurs et vous savez vous exprimer clairement. Vous êtes, en

outre, reconnu pour votre maîtrise de l'orthographe et savez varier le registre des réponses

écrites.

Vous avez le sens de la discrétion eu égard aux informations et documents dont vous avez

connaissance. Vous respectez la confidentialité.

Ce travail s'exerce en binôme et exige de savoir travailler en équipe.