Agent administratif / Agente administrative (H/F)

Missions principales

Réaliser les opérations de saisies des commandes sur les logiciels spécialisés ATAL et SEDIT

Vérifier et saisir les éléments relatifs aux commandes des services demandeurs (principalement les services techniques du centre technique municipal)

Vérifier le bon respect de la procédure de consultation ou, en cas de marché, la conformité de l’utilisation du marché correspondant au besoin ainsi que la bonne application des prix et conditions de celui-ci.

Rattacher les pièces justificatives nécessaires

Contrôler la bonne imputation, interroger le service finances au besoin

Suivre le bon de commande jusqu’à sa signature et l’envoyer au destinataire ou le remettre signé au service demandeur

Suivre la bonne exécution des marchés et en particulier

Contrôler les niveaux de consommation des marchés

Préparer les révisions de prix aux périodes définies, en lien avec les services finances et achat commande publique

Traiter les factures en lien avec, les fournisseurs, les services utilisateurs du magasin, et le service mutualisé des budgets :

Contrôler :

Vérifier les quantités facturées avec celles commandées et livrées

Vérifier les prix facturés avec les prix fixés dans le bon de commande (et voir les écarts)

Vérifier la validité des frais éventuels

Appliquer les pénalités de retard de livraison (si marché)

Rattacher les pièces administratives nécessaires au traitement dématérialisé des factures sur les logiciels spécialisés (ATAL, SEDIT et leur applicatifs) : bon de commande, bon de livraison, visa, décisions signées ou autre pièce administrative nécessaire le cas échéant

Pré-traitement des litiges amiables avec les fournisseurs, notamment le rattachement et suivi des avoirs

Informer les finances pour suspension du délai de paiement des factures

Pointage régulier des engagements restants à payer

Missions complémentaires

Participer régulièrement à l’inventaire des pièces en stock au magasin ;

Assurer l’accueil téléphonique

Assurer le remplacement des magasiniers : réception des livraisons, entrées et sorties du stock magasin, distribution du matériel au comptoir pour les agents ;

Assurer des taches en lien avec la mission mobilier : gestion, récupération, réparation, réemploi, revente du mobilier des collectivités

Autonomie :

Organisation autonome du travail

Relations internes /externes

Collaborateurs du service Magasin, de la Direction et plus largement des Services Techniques

Services des Finances

Fournisseurs et entreprises

Conditions d’exercice :

Horaires : 8h00 – 12h00 et de 13h15 – 17h30

Durée hebdomadaire de travail : 37h/semaine sur 4,5 jours par semaine ou 9 jours par quinzaine

Contraintes particulières : Travail sur écran.

Lieu d’exercice : Magasin des ateliers municipaux pour la ville et le Grand Cahors

Lieu d’embauche : Centre technique municipal, route de Figeac, Cahors

Qualification / formation / compétences :

Niveau souhaitable :

BAC Comptabilité, gestion ou secrétariat

Compétences requises

Comptabilité - gestion

Règles et procédures budgétaires, comptables et financières des collectivités