Administrative Officer / Chargé d'administratif F/H - Rennes School of Business

Dans le cadre d’un remplacement pour congé maternité, nous recherchons un profil disponible à partir de mi-mai pour assurer au sein du Career Centre CFA le suivi administratif des stages et le suivi pédagogique associé. Votre action s’articule autour de 3 axes : Accompagner et assurer la contractualisation des expériences professionnelles et le suivi en entreprise : - Assurer la validation des stages : étude de la fiabilité des demandes, validation des critères en adéquation avec le programme concerné ; - Coordonner l’administratif des conventions dans un délai optimal : édition des conventions, signature des parties prenantes, modifications et éditions d’avenants ; - Assurer la communication étudiante et entreprise, via mails, Zendesk ; - Répondre aux demandes des entreprises sur des questions relatives aux aspects administratifs et légaux ; - Être le contact des étudiants durant leur expérience professionnelle : répondre à leurs questions, leur transmettre des informations, résoudre leurs problèmes et savoir solliciter d’autres services/parties prenantes si besoin ; - Communiquer les points de blocage et les difficultés rencontrées au Responsable ou au Chargé Amélioration Continue, selon le sujet. Assurer la validation des expériences professionnelles : - S’assurer du bon envoi et de la bonne réception des évaluations de fin de période en entreprise ; - Organiser et participer aux Exam Boards du Career Centre CFA : validation des notes et critères pédagogiques ; - Communiquer aux étudiants les résultats entérinés durant l’Exam Board ; - Identifier et gérer les cas de rattrapage : adresser les modalités de rattrapage aux étudiants concernés, réceptionner les épreuves, assurer leur mise en correction et la communication des résultats post correction ; - Préparer les jurys de sortie du programme concerné : récapituler individuellement les parcours de chaque étudiant et vérifier la validation de leurs obligations professionnelles. Collaborer à la vie de l’équipe, du service Career Centre CFA et du département Relation Ecole-Entreprises - Participer activement aux différentes réunions, événements et projets du Career Centre CFA et Département Relations Ecole – Entreprises ; - Contribuer à l’amélioration continue du service et à la rédaction des process, partager les bonnes pratiques ; - Mettre à jour les tableaux de bord, s’assurer de la fiabilité des données entrantes sur le CRM (Hubspot) ; - Détecter les opportunités de placement et être prescripteur auprès des entreprises.Vous êtes reconnue pour votre sens de l’organisation, votre rigueur et sens du service. Compétences clés : - Grande rigueur dans la gestion de dossiers ; - Capacité à suivre et analyser des tableaux de bord, vérifier des données et respecter des délais ; - Aisance avec les outils numériques ; - Excellente communication écrite et orale ; - Sens du service et pédagogie auprès des étudiants ; - Capacité à répondre à des questions variées, à expliquer des règles, à rassurer, cadrer et accompagner ; - Savoir prioriser et suivre plusieurs situations simultanément ; - Goût pour le travail collaboratif (réunions, projets transverses) ; - Anglais avancé. Ce qui peut faire la différence : Une connaissance du cadre législatif stages et/ou une 1ère expérience en gestion administrative du personnel/RH. Informations complémentaires : - Rémunération sur 13 mois - 23,5 jours de RTT / an - Restaurant d'entreprise avec subvention - CSE - Salle de sport