Adjoints(es) en gestion administrative (H/F)

Sous la responsabilité du/de la Directeur/rice d'unité de gestion :

L'adjoint/e en gestion administrative a pour mission d'accueillir le public et de participer à l'administration et à la gestion de l'unité de gestion.

• Accueillir et faciliter la vie des étudiants (contact, information, orientation, courrier, formalités administratives.)
• Encaisser les loyers et travailler en liaison avec les différents services du CROUS et la CAF,
• Assurer les états des lieux d'entrée et de sortie, veiller à l'occupation optimum des résidences,
• Assurer l'accueil physique et téléphonique,
• Accueillir les entreprises et suivre la réalisation des prestations fournies,
• Participer à la sécurité des personnels et des biens,
• Assurer la vente de prestations de services divers,
• Vérifier les factures (conformité avec les bons de livraisons)
• Gérer les situations d'urgence, relaie l'information à la direction de l'UG
• Participer aux tâches de gestion (saisie Orion, saisie Atlas)
• Tenir la planification des studios
• Enregistrer et traiter les impayés via le Garant Visale ou Garantme

Créer et participer au suivi des dossiers administratifs dématérialisés des résidents et tient à jour le logiciel Heberg

Savoir-faire et connaissances :

Maîtrise des nouvelles technologies de communication, de gestion (logiciels, Internet, Intranet, domotique.),

• Maîtrise de l'expression écrite et orale,
• Connaissance souhaitée d'une deuxième langue,
• Connaissance des outils de communication et de gestion (logiciels, fax.),
• Connaissance de l'organisation intérieure de l'unité d'affectation et de son environnement (réseaux d'eau, de gaz, de chauffage, d'électricité, implantation du matériel de sécurité)
• Connaissance des problèmes du milieu étudiant,
• Connaissance des règles d'hygiène et de sécurité en vigueur.
• Connaissance des techniques d'accueil et de communication,

Savoir-être :

• Sens de l'accueil
• Maitrise de soi et capacité d'adaptation
• Ponctualité, assiduité, rigueur, organisation, autonomie et disponibilité.
• Esprit d'équipe
• Gestion des aléas et réactivité,

Sens du service public

Rythme variable avec pics d'activité en fonction du calendrier des arrivées et départs des résidentsPonctuellement, les horaires peuvent être amenés à s'adapter à l'activité (période de rentrée universitaire notamment).