Adjoint/Adjointe du directeur adjoint vie étudiante F/H (H/F)

La direction de la formation humaine et militaire (DFHM) encadre et accompagne la vie sur le campus des étudiants des différents cursus de l'école Polytechnique.

Vous assurerez l'exécution technique, la conception méthodologique des dispositifs, la gestion budgétaire exécutive, le suivi des activités et la participation aux instances externes.

A ce titre, vous assurez les missions principales suivantes :

• Participe à la coordination opérationnelle de la mise en œuvre des actions prévues;
• Assure le suivi opérationnel de l'avancement des actions prévues;
• Produit les comptes rendus, les notes de suivi, reports d'évaluations et tableaux de bord opérationnels;
• Relaye les informations entre les différents acteurs (étudiants, équipes pédagogiques, services administratifs).
• Rédige des documents (notes, directives, comptes rendus, synthèses) relatifs à la vie étudiante de l'École polytechnique;
• Prépare des présentations PowerPoint pour les réunions, instances et commissions;
• Rédige les protocoles, procédures et guides pratiques liés à la vie étudiante;
• Assure la mise en forme et la mise à jour des documents officiels.
• Assure le déploiement des outils auprès des utilisateurs;
• Forme les utilisateurs aux nouveaux outils;
• Assure le suivi technique.
• Accompagne les équipes et les étudiants dans la mise en œuvre de leurs projets;
• Contrôle le respect des procédures, des budgets et des délais.
• Participe à l'élaboration, la coordination et à la mise en œuvre de la politique de prévention à destination des élèves et des étudiants de l'Ecole polytechnique;
• Coordonne la mise en œuvre des actions de préventions (santé, sécurité, harcèlement, addictions, auprès des élèves et étudiants);
• Assure le suivi des actions et la relation avec les partenaires;
• Rédige les comptes rendus et bilans des actions de prévention.
• Assure les convocations, ordres du jour, comptes rendus de la commission;
• Réalise l'exécution opérationnelle et le suivi des actions validées lors de cette commission;
• Produit le suivi et le rapport d'avancement des actions.
• Assure l'exécution budgétaire sur le logiciel financier de l'école;
• Gère les engagements de dépenses, les commandes, les factures et les paiements liées à la vie étudiante;
• Suit le budget alloué, analyse les écarts budgétaires et remonte les informations au directeur adjoint de la vie étudiante .
• Favorise la collaboration entre l'Ecole et les autres écoles membres de l'IP paris;
• Relaye les bonnes pratiques et les opportunités de projets communs;
• Participe aux réunions de coordination IP Paris et restitue les comptes rendus.
• Assure le suivi des décisions et les restitutions en interne;
• Prépare les dossiers de participation et les notes de synthèse.

Vous êtes notre perle rare car :

Vous êtes titulaire d'un diplôme Bac+4 minimum, et vous justifiez d'une expérience réussie de 3 à 5 ans sur des fonctions similaires, idéalement dans l'enseignement supérieur.

Vous maîtrisez l'anglais à l'écrit comme à l'oral et disposez d'une expérience en conduite de projets liés à la vie étudiante.

Doté(e) d'un excellent sens relationnel, vous savez écouter, conseiller et accompagner les étudiants. Rigoureux(se), organisé(e) et autonome, vous faites preuve d'initiative, d'anticipation et de polyvalence.

Votre capacité à coordonner des projets et à en assurer le suivi, ainsi que votre disponibilité, seront des atouts essentiels pour réussir dans ce poste.