Adjoint au chef des services généraux de proximité F/H

RESPONSABILITÉS

L'adjoint au chef des services généraux de proximité F/H:

• Planifie et coordonne les missions des agents de l'équipe en matière de logistique et de services généraux : accueil, courrier, surveillance, entretien, gestion des stocks, organisation des évènements...
• Assure le management des agents placés sous son autorité : répartition des activités, suivi de la formation et du développement des compétences, régulation des dysfonctionnements et des éventuels conflits, suivi administratif des agents
• Assiste le chef des services généraux de proximité du site dans sa mission de dialogue de proximité renforcé auprès des usagers. Pour les questions logistiques et de maintenance, assure l'interface entre les utilisateurs et les agents des services et veille à la bonne communication relative au traitement et au suivi des demandes.
• Seconde et représente le chef des services généraux de proximité auprès des interlocuteurs externes dans les différents organes et commissions intervenant dans la vie quotidienne de l'établissement. Assiste et conseille sa hiérarchie.
• Rédige des actes administratifs divers : comptes rendus de réunions ou de commissions, suivis de projets, dossiers de demande auprès des administrations, courriers divers. Élabore des rapports, des bilans afin d'assurer le suivi des activités.
• Coordonne les activités de nettoyage. Planifie les besoins en personnel, supervise l'approvisionnement régulier en produits et matériels, gère les stocks, définit les plans de nettoyage et de remise en état et veille à leur mise en œuvre.
• Assure la gestion des achats nécessaires au fonctionnement du service logistique et estime le coût des opérations logistiques.
• Avec l'accord du chef des services généraux de proximité, engage les dépenses, effectue les engagements juridiques, constate les services faits et assure le suivi financier de l'exercice en cours.
• En lien avec le chef des services généraux de proximité, construit et exécute le budget du service consacré aux activités logistiques et propose, le cas échéant, les rectifications nécessaires en cours d'exercice.
• Seconde le chef de service dans la préparation et le suivi des marchés, contrats et conventions. Participe aux travaux de la commission technique compétente pour les différents marchés de logistique et de maintenance.
• Assure l'interface et le suivi des prestations réalisées par les entreprises intervenant sur le site dans les domaines de la logistique, de l'audiovisuel, de l'informatique et de la maintenance.

PROFIL RECHERCHÉ

Connaissances

• Méthodologie de la logistique (connaissance approfondie) ;
• Réglementation en matière d'hygiène et de sécurité (connaissance générale) ;
• Principe de fonctionnement des organisations (connaissance générale) ;
• Finances publiques / marchés publics (connaissance générale) ;
• Objectifs et projets de l'établissement (connaissance générale).

Compétences opérationnelles

• Travailler en équipe (expert) ;
• Rédiger des actes administratifs divers (expert ou, a minima, maîtrise) ;
• Définir des procédures et des règles (expert) ;
• Encadrer / animer une équipe (débutant accepté) ;
• Gérer les situations d'urgence (maîtrise) ;
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (maîtrise) ;
• Communiquer et faire preuve de pédagogie (maîtrise) ;
• Savoir rendre compte (maîtrise) ;
• Savoir planifier et respecter des délais (maîtrise) ;
• Apporter des réponses à des besoins spécifiques (maîtrise) ;
• Établir un diagnostic (maîtrise) ;
• Participer à la sécurité des personnes et des locaux (application) ;
• Accompagner la cheffe de service dans la gestion du budget (maîtrise).

Compétences comportementales

• Sens relationnel avec des interlocuteurs variés ;
• Sens de l'organisation et de l'anticipation ;
• Forte capacité d'écoute ;
• Réactivité ;
• Autonomie ;
• Rigueur / fiabilité ;
• Esprit de synthèse et d'analyse.

Expérience et niveau requis

• Expérience confirmée souhaitée.
• Niveau requis : Bac.

Plus d'informations:

Basé à Bordeaux Pey-Berland, accès tram, vélo, bus

Poste ouvert prioritairement aux agents titulaires catégorie C.

• Si recrutement d'un agent titulaire :

Rémunération selon la grille indiciaire et le grade de la catégorie C + IFSE (socle catégorie C de 287 € bruts) + indemnité fonctionnelle de 10 points de NBI (49,20€ brut mensuel)

• Si recrutement d'un agent contractuel :

CDD de 12 mois

Rémunération mensuelle brute entre 1 970 € et 2 095 € selon profil et expérience et selon grilles des agents contractuels Université de Bordeaux (primes contractuelle et de fonction incluses)

Ce que nous vous offrons

• Un parcours de formation adapté pour accompagner votre prise de poste et votre évolution professionnelle
• Jusqu'à 50 jours de congés annuels dès la première année
• Télétravail possible selon l'organisation du service
• Participation à la protection sociale complémentaire et accès à des dispositifs d' action sociale
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