Adjoint administratif - GCS-CBB (H/F)

Un poste d'Adjoint administratif en remplacement de 3 mois (renouvelable), à temps plein, est à pourvoir dès que possible au Groupement de Coopération Sanitaire-Cuisine Bellevue-Beauregard (GCS-CBB) sur le site de BOURGES.

Grade : Adjoint administratif.

Liaisons hiérarchiques :

• Administrateur du GCS-CBB ;
• Responsable restauration du GCS-CBB ;
• Responsable administratif et financier du GCS-CBB.

Temps de travail :

• Temps complet (37h30 par semaine/15 jours de RTT) ;
• Horaires liés à l'activité et aux nécessités de service.

Actions sociales :

• Restauration collective ;
• Espace détente du personnel ;
• CGOS ;
• Remboursement des frais de transport collectif à hauteur de 75% ;
• Forfait Mobilité Durable.

Missions

• Saisir les engagements juridiques relatifs aux dépenses et enregistrer les livraisons dans le logiciel ELAP ;
• Procéder aux demandes de paiement ;
• Préparer les besoins pour le groupement d'achat des produits alimentaires ;
• Saisir et mettre à jour les marchés dans le logiciel ELAP, collecter les informations sur la plateforme RésoPro ;
• Collecter les commandes de repas des services de soins par courriel et assurer leur impression ;
• Renseigner et saisir les tableaux de commandes de repas en vue de leur distribution sur les zones de production et d'expédition, en cas d'absence du titulaire du poste ;
• Assurer l'accueil physique et téléphonique ;
• Réaliser des missions évolutives en fonction des besoins du service.

Activités

• Assurer la gestion administrative et comptable :
• Saisir les engagements juridiques et éditer les bons de commande (envoi aux fournisseurs), transmettre les documents au magasin ;
• Procéder aux demandes de paiement ;
• Assurer le suivi des factures.
• Gérer les contentieux et traiter puis suivre les événements indésirables survenus lors des livraisons ;
• Saisir et mettre à jour les marchés ainsi que les maquettes ;
• Saisir et mettre à jour les tableaux de suivi des consommations de matières premières ;
• Réceptionner et traiter les appels téléphoniques et/ou les messages électroniques ;
• Recueillir et collecter les données ou informations spécifiques à son domaine d'activité ;
• Assurer l'archivage.

Diplôme requis :

• Bac pro comptabilité ou équivalent (minimum).

Expérience :

• Expérience significative en matière de gestion administrative et comptable (code de la commande publique).

Compétences requises

• Connaître le cadre et le fonctionnement de la Fonction Publique Hospitalière ;
• Maîtriser les outils informatiques bureautiques (Word, Excel) ainsi que le logiciel spécifique du GCS-CBB.

Savoir-faire :

• Assurer l'accueil téléphonique et l'orientation des interlocuteurs ;
• Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel) ainsi que le logiciel métier ELAP ;
• Réaliser des opérations de gestion administrative et budgétaire ;
• Appliquer les règles d'organisation et de fonctionnement interne de l'établissement.