ADJOINT ADMINISTRATIF du GCSPA (H/F) #TDFE2026

Pôle : Instituts de formation du GCSPA - Site d'Aix-en-Provence

Statut : Titulaire FPH - Grade : Adjoint administratif

Temps de travail : 100 % - 35 h/semaine

1. Présentation du poste

L'agent assure le traitement, l'organisation et la circulation des informations administratives des instituts du GCSPA. Il contribue au bon fonctionnement du secrétariat, en lien étroit avec les équipes administratives et pédagogiques, et participe à la gestion des relations internes et externes.

1. Missions

2.1 Missions permanentes

Assurer le fonctionnement général du secrétariat en coordination avec les équipes des instituts.

Assurer l'accueil physique et téléphonique : information, orientation et suivi des publics.

Organiser le concours d'entrée à l'IFCS : inscriptions, convocations, gestion des épreuves et résultats, coordination des jurys, organisation des épreuves délocalisées, relations avec les instances ultramarines, statistiques, élaboration d'une liste de logements potentiels.

Gérer les inscriptions, reports et désistements après concours.

Assurer la gestion administrative des dossiers apprenants.

Saisir, mettre en forme et diffuser les documents liés à l'activité de l'institut.

Gérer la prise en charge administrative des apprenants : création des dossiers, suivi de l'absentéisme, gestion des financements (Transitions Pro, CPF, ANFH), relations employeurs (conventions, relevés de présence), France Travail et Transition Pro, classement et préparation à l'archivage.

Participer à l'organisation des stages cliniques en lien avec les formatrices.

Gérer les dossiers d'évaluation continue : notes, appréciations de stage, moyennes, dossiers scolaires, saisie sur Odessa, acheminement des diplômes.

Gérer la facturation des intervenants extérieurs (cours, jurys, évaluations).

Contribuer à la démarche qualité, notamment dans le cadre de la certification Qualiopi.

2.2 Missions spécifiques

Administrer les plateformes numériques et le site internet du GCSPA.

Participer à l'organisation des instances : préparation des documents, invitations, rédaction des procès-verbaux.

Collecter les données statistiques pour le bilan d'activité.

Renseigner les enquêtes institutionnelles (Conseil Régional, ARS, DREETS, CEFIEC.).

2.3 Missions ponctuelles

Gérer les stocks, commandes de fournitures et consommables, et suivi des livraisons.

Assurer le suivi de la maintenance d'une partie des équipements.

Préparer les locaux pour concours, évaluations et soutenances.

Participer à la surveillance des épreuves.

1. Compétences et qualités requises

Compétences

Maîtrise des outils bureautiques : Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Publisher, Adobe PDF Pro.

Excellente communication écrite et orale : écoute, adaptation au public, clarté, réactivité, capacité à rendre compte.

Organisation et planification : gestion des priorités, anticipation, initiative.

Qualités professionnelles

Analyse et synthèse.

Autonomie et sens de l'initiative.

Maîtrise de soi, capacité à travailler dans l'urgence et en équipe.

Rigueur, méthode, dynamisme.

Respect strict de la confidentialité.

Sens du relationnel.

1. Liaisons hiérarchiques et fonctionnelles

Hiérarchie

Administrateur du GCSPA

Directrice des instituts de formation

Coordonnatrice pédagogique

Cadre de santé formatrice

Fonctionnels

Secrétaires et agents administratifs du GCSPA

Cadres de santé formateurs

Agents d'entretien

Service numérique du CH Montperrin

Prestataires de maintenance des logiciels

Acteurs de la formation et services partenaires

Documentaliste

Tutelles : ARS, DREETS, Conseil Régional, Ministère de la Santé

Université (AMU), ENSOSP

Organismes financeurs