Adjoint / Adjointe à la direction administrative et financière (H/F)

TALENTIS CONSEIL recrute, pour le compte d'un groupe en développement spécialisé dans l'ingénierie et la transition énergétique, un(e) Assistant(e) de direction - Gestion administrative et financière basé(e) à Mamoudzou.

Pourquoi rejoindre cette entreprise ?

Vous rejoignez un groupe en croissance intervenant dans les domaines de l'ingénierie, des énergies renouvelables et de l'efficacité énergétique à Mayotte et en Guyane.

Ce poste central vous permettra de devenir le point de référence administratif et financier du groupe et de contribuer directement à sa structuration et à son développement.

Véritable bras droit du dirigeant, vous prenez en charge la gestion administrative, financière et RH des différentes structures du groupe. Vous contribuez à fiabiliser les processus internes, à améliorer le suivi de l'activité et à libérer la direction des tâches administratives courantes.

Vous encadrez également une assistante administrative en alternance, dont vous organisez et contrôlez le travail.

Vos principales missions sont les suivantes :

1. Gestion administrative et encadrement

• Organiser et superviser le travail de l'assistante administrative en alternance ;
• Contrôler les devis, factures, relances clients et rapprochements bancaires ;
• Accompagner l'alternante dans sa progression et le développement de ses compétences ;
• Traiter les courriers, les courriels et les documents soumis à la direction ;
• Anticiper les besoins administratifs et matériels de l'équipe.

1. Facturation et suivi financier

• Établir les factures d'avancement et de fin de prestations ;
• Déposer les factures sur Chorus Pro ou les transmettre directement aux clients ;
• Suivre les encaissements et effectuer les relances clients ;
• Contrôler les factures fournisseurs et préparer les règlements ;
• Tenir à jour l'échéancier de trésorerie ;
• Assurer le suivi des dépenses, règlements et impayés.

1. Comptabilité courante

• Préparer et contrôler les dossiers comptables mensuels des différentes sociétés ;
• Être l'interlocuteur ou l'interlocutrice du cabinet comptable ;
• Réaliser les rapprochements bancaires ;
• Tenir à jour les tableaux de suivi financier et de facturation.

1. Paie et administration du personnel

• Recueillir et consolider les éléments variables de paie ;
• Transmettre les éléments validés au prestataire RH ;
• Tenir à jour les dossiers du personnel : entrées, sorties, mutuelle, visites médicales etc. ;
• Suivre les présences, congés et absences ;
• Participer aux recrutements et à l'intégration des nouveaux collaborateurs ;
• Assurer les relations administratives avec la médecine du travail, l'OPCO et les différents partenaires.

1. Appels d'offres et conformité administrative

• Assurer une veille sur les marchés publics ;
• Constituer en autonomie les dossiers administratifs de candidature : DC1, DC2, attestations, assurances, certifications et références ;
• Préparer et contrôler les dépôts dématérialisés ;
• Maintenir à jour l'ensemble des documents administratifs et réglementaires des sociétés.

1. Reporting et amélioration des processus

• Produire un reporting mensuel consolidé de l'activité du groupe ;
• Formaliser les procédures internes et les circuits de validation ;
• Préparer et animer un point de suivi hebdomadaire avec le dirigeant ;
• Identifier et signaler rapidement toute anomalie relative aux coûts, délais, impayés ou procédures ;
• Proposer des solutions permettant d'optimiser l'organisation administrative.