1 POSTE DADJOINT ADMINISTRATIF SERVICE FORMATION - H/F

Description : Présentation du pôle d’affectation Le Pôle Ressources Humaines et Politique Sociale est composée de 20 personnes spécialisées dans leur domaine, la Direction des Ressources Humaines (DRH) a en charge les secteurs classiques de la gestion du personnel :  Le recrutement  La gestion des personnels contractuels  La gestion des carrières des fonctionnaires  Le traitement des rémunérations  Les analyses et les suivis des effectifs et de la masse salariale  Le développement des compétences professionnelles par le biais du plan de formation continue et des études promotionnelles  L’accompagnement social Description synthétique du poste  Dirigée par l’adjoint des cadres manager (catégorie B), la cellule est dédiée à la gestion des formations du personnel hospitalier médical et non médical. L’adjoint administratif contribue à l’ensemble des opérations nécessaires à la carrière des agents de l’établissement (départ en formation, plan de formation, promotions professionnelles…). En raison des multiples demandes quotidiennes à traiter en un temps limité, cet emploi nécessite un sens de l’organisation et une polyvalence particulièrement affirmés. Missions principales 1/ Elaboration et mise en oeuvre du plan annuel de formation professionnelle continue - Organisation de la planification des formations prévues au plan prévisionnel année N : o Recensement et priorisation des besoins avec l’encadrement (validation des programmes, dates, liste des participants) ; o Logistique des formations (cahiers des charges, gestion des devis, inscriptions, conventions, réservation de salles, convocations, récupération des attestations de présence) ; o Accueil formateur, préparation de la salle, vérification du matériel informatique. o Mise à jour de la planification des formations et intégration des actions dans le logiciel Gesform; o Suivi financier : règlement des factures pédagogiques, gestion des notes de frais des agents, suivi du règlement dans Gesform, mise à jour du plan, clôture financière ; o Organisation et suivi des formations proposées par l’ANFH : Plan d’Actions Régionales (PAR) ; - Participation à l’élaboration du plan prévisionnel N+1 : o Soutien administratif dans la définition des Orientations stratégiques annuelles ; o Planification et tenue des entretiens avec l’encadrement ; o Recensement et analyse des besoins en formation ; o Appui technique à l’étude financière et pédagogique des projets de formation ; o Soutien administratif à la préparation de la commission de formation (rédaction du plan présenté) ; o Participation à la commission de formation. 2/ Traitement des demandes de formations individuelles des agents ; - Accueil téléphonique et physique des agents; - Connaissance de l’ensemble des dispositifs individuels de formation propre à la FPH ; Suivi et conseil sur les dispositifs individuels (VAE, BC, CFP) ; - Participation à la création et la diffusion des communications du service auprès du personnel et encadrants ; - Gestion des demandes d’OM ponctuels et permanents, - Gestion des frais de déplacements en formation et mission (appui régulier) - Gestion des validations et inscriptions aux journées-congrès ; - Appui au dépôt des programmes du Développement Professionnel Continu. 3/ Gestion autonome de l’espace formation et des prestations demandées - Prise en charge du suivi des réservations de l’espace formation en relation avec les organismes extérieurs ; - Réservation des prestations de repas en relation avec le service restauration, la PML, le PC sécurité, l’économat et le service financier ;   Liens hiérarchiques  Adjoint des Cadres chargés de la cellule formation  Adjointe à la DRH  DRH   Conditions d’exercice Rythme de travail : 7h40/j Exigences relationnelles : - travail en groupe - gestion des communications / situations difficiles Logiciels utilisés : Gesform Contribution aux bonnes pratiques du développement durable : Les bonnes pratiques communes : le bon usage des mails, favorisation escaliers Métier appartenant à la filière administrative : - Gestion raisonnée de l’utilisation du mail - Recyclage du papier et limiter les impressions et privilégier les éditions R/V Profil recherché : Pré requis souhaités : expérience appréciée dans le milieu de la formation et formation initiale en RH exigée.