Assistant Administratif Direction des Services Techniques (h/f)

La Communauté de Communes de la Côte d'Albâtre recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) pour a direction des services techniques. Temps de travail : Temps complet cycle à 39 h Horaires de travail : 8h30/12h30 - 13h30/17h30 (16h30 le vendredi) Mission principale : coordination de la gestion administrative de la direction des services techniques : - Astreintes : réalisation des plannings, suivi des interventions, bilan et suivi de la qualité, pédagogie pour les nouveaux entrants, . - Suivi du logiciel KOLOK et plus généralement du courrier entrant (suivi, reporting mensuel, relance des différents services, .) - Suivi de la pochette courrier (distribution, recensement des courriers importants et suivi des réponses) et des parapheurs - Centralisation des rapports annuels de l'ensemble des services : organisation de la collecte des données, mise en forme et finalisation du document - Centralisation des délibérations et décisions à présenter : établissement d'un planning semestriel fixant les grandes échéances relatives à la production des actes administratifs, récupération des projets de délibérations et décisions, mise en forme de la note de synthèse de la direction, - Logiciel ASTECH (Reporting mensuel sur les demandes non traitées pour chacun des services concernés) - Pastilles d'iodes : gestion du stock et de la distribution éventuelle ; partage de l'information avec l'ensemble des agents de la direction - Gestion technique des entrées et sorties au sein de la direction : établissement des fiches navettes informatique/finances/RH - Elaboration de tout document ou toute note utile à la coordination administrative de la direction - Référente communication de la direction des services techniques - Recensement des éléments susceptibles de faire l'objet d'une communication - Relation avec le service communication - Retour d'information dans les services -Etablissement et suivi d'un tableau des formations (obligatoires et facultatives) validées par les responsables de services - Centralisation de la production d'ordres de mission annuels ou ponctuels - Accueil physique et téléphonique général de la direction - Notification des bons de commande du service voirie - gestion administrative et financière des travaux réalisés en maîtrise d'ouvrage déléguée pour les routes départementales : conventions, dossiers de subvention, suivi des recettes, suivi budgétaire, actes administratifs - Suivi des courriers et des réclamations du service voirie en appui des techniciens - Organisation administrative des réunions publiques - Participation administrative à l'organisation des enquêtes publiques Activités accessoires / secondaires : remplacements ponctuels des assistants de la direction : - Assurer la continuité des principales missions d'un(e) assistant(e) d'un des services de la direction en cas d'absence, - Le cas échéant, toute tâche administrative nécessaire au bon fonctionnement et à la continuité du service public Savoirs : - Organisation d'un Etablissement Public, - Contexte et enjeux de l'Etablissement, - Notions de comptabilité analytique, - Missions de service public, - Fonctionnement et rôle des autres collectivités et établissements publics. Savoir faire : - Organisation et de gestion du temps de travail, - Techniques de secrétariat (prises de notes, comptes-rendus.), - Qualités rédactionnelles et esprit de synthèse, Savoir être : - Esprit d'équipe - Être à l'écoute - Travail en autonomie - Organisation - Rigueur - Assiduité - Discrétion Diplômes requis : Bac+2 en gestion, administration ou expérience sur un emploi similaire